全校各单位：
为切实做好学校档案收集归档工作，提升档案管理水平，确保档案资源的有效保护和合理利用，根据《武昌首义学院档案管理实施办法》《武昌首义学院档案实体分类实施细则（试行）》等相关规定，遵循“应收尽收、应归尽归”的原则，开展2025年度档案材料的归档工作，现将有关事项通知如下：
一、归档范围
在2025年度工作中直接形成，能反映本部门工作活动的，具有一定保存价值的文字、图表、声像、实物等各种不同形式载体材料。归档范围可参照院档〔2024〕4号《武昌首义学院档案实体分类实施细则（试行）》的附件：《武昌首义学院文件材料归档范围和保管期限表》。
重点说明：
（1）论文著作（国外期刊可提交检索报告和论文复印件，国内期刊必须提交原件）；
（2）2025届毕业生合照（提供有学生姓名的照片说明）；
（3）省级以上的表彰证书、牌匾等（如以武昌首义学院或多人为表彰单位，则提交原件；如以个人为表彰单位，则提交扫描件与复印件）。
二、归档时间
请各单位严格按照以下时间节点做好文件归档工作。
时间 | 单位 | 归档内容 |
5月30日前 | 各教学单位 | 文书档案、成绩单、电子试卷 |
6月8日 | 图书馆、档案馆、保卫处 | XZ16、XZ14 |
6月9日 | 基建处、实验室与设备管理处 | JJ、XZ16、设备档案 |
6月10日 | 总务处、信息技术中心 | XZ15、XZ16 |
6月11日 | 外事处、国际教育学院 | WS |
6月12日 | 理事会办公室、人事处、发展规划办公室 | XZ11、XZ12 |
6月15日 | 科学技术处 | KY |
6月16日 | 宣传部、校团委、校工会 | DQ14、SX、DQ17、DQ16 |
6月17日 | 财务处 | XZ13、 CK11-CK15 |
6月18日 | 招生与就业指导处 | JX13、JX17 |
6月22日 | 学生工作处、嘉鱼校区工作部 | JX11、JX14、XZ14 |
6月23日 | 教务处、监评中心、职业技能鉴定所 | JX11、JX14、JX15、JX16、JX18 |
6月24日 | 党办、组织部 | DQ11、DQ12、DQ13、DQ15 |
6月25日 | 校办、纪委办公室、校友会 | XZ11、XZ13 |
三、归档要求
1、各单位负责人为档案工作第一责任人，需高度重视档案并督促兼职档案员完成本单位档案材料的收集与归档工作，确保档案材料规范、完整、齐全。
2、校内红头文件归档范围应包含正文及附件、拟稿纸、定稿（由归档单位自行打印）；带有执行结果的上级文件，需归档单位自行打印红头文件（含传阅单）及对应执行结果材料。
3、归档的文件材料应字迹工整、图像清晰、签署手续完备且不含订书钉等金属物，不耐久字迹的必须进行复制，复制件应同原件一并归档。
4、如归档文件材料未附带页码，则以件为单位在文件的右上角使用铅笔编写页码。
5、成册、装订的归档文件应同时提交电子档。
6、毕业生成绩单整理要求:
（1）立卷以班级为单位，按照学号从小到大排列，一个班级为一卷。页码用铅笔在材料的右上角编写，编写页码不要太靠边。
重点说明：若一名学生有两张成绩单，第一张成绩单页码记为1-1，第二张成绩单页码记为 1-2。例如，序号为05 的学生成绩单的页码依次为 5-1、5-2。
（2）每卷前面附上《学生成绩总册目录》。
（3）归档成绩单务必加盖学校“学生成绩专用章”和“学院教务员私章”，要求印章边缘和字迹清晰。
四、归档程序
1、各单位在归档移交前，需按照归档要求进行立卷（组件）、整理（排序、编号等）。
2、各单位在向档案馆移交档案时，需打印《档案移交清册》一式两份，单位负责人、移交人签字并加盖单位公章。
3、档案馆根据归档文件移交目录验收材料，有需查验电子文件的，经检查无误后签字确认，一份交档案馆，一份由移交单位留存。
武昌首义学院档案馆
2026年04月29日