全校各单位：
根据武昌首义学院档案管理要求，为确保本年度资料归档工作及时有效地开展，现将有关事项通知如下：
一、归档范围
1、2021年应归档及2020年之前未及时归档的文书材料，按照学校文件规定的范围进行归档移交。
2、2021年应归档的党群、行政、基建、财会、实物、声像等门类档案，分别按照学校相关门类档案管理规定的范围进行归档移交。
二、归档时间
请各单位按照以下时间表做好本单位档案归档移交准备工作。
时间 | 单位 | 归档内容 |
5月9日 | 图书馆、信息技术中心、档案馆 | XZ16 |
5月10日 | 保卫处 | XZ14 |
5月11日 | 基建处、实验室与设备管理处 | 基建档案、XZ16 |
5月12日 | 总务处、物业管理中心 | XZ15 |
5月13日 | 外事处、国际教育学院 | 外事档案 |
5月16日 | 理事会办公室、人事处 | XZ11、XZ12 |
5月17日 | 校工会、校友会 | DQ16、XZ11 |
5月18日 | 科学技术处 | 科技档案 |
5月19日 | 宣传部 | DQ14、照片档案 |
5月20日 | 财务处 | XZ13、 CK11、CK12、CK13、CK15 |
5月23日 | 招生与就业指导处 | XZ11、JX13、JX17 |
5月24日 | 学生工作处、嘉鱼校区工作部、团委 | JX11、JX14、DQ17、XZ14 |
5月25日 | 教务处、监评中心、职业技能鉴定所 | JX11、JX14、JX15、JX16、JX18 |
5月26日 | 党办、组织部、发展规划办公室 | DQ11、DQ12、DQ13、DQ15、XZ11 |
5月27日 | 校办、纪委办公室 | XZ11、XZ13 |
三、归档要求
1、各单位分管领导要重视各门类档案材料的收集归档，监督兼职档案员做好本单位档案归档工作，确保各门类档案材料规范、完整、齐全的归档。
2、应归档的红头文件包含红头文件（文件正本）正文及附件（一式两份）、签发单、底稿；应归档的上级文件包含传阅单和红头文件。
3、归档的红头文件必须为加盖公章的原件，要求字迹清晰、干净整洁、无圈画修改、不含订书钉等金属物，确实无原件的复印件，字迹要清晰，并加盖公章。
4、如归档文件材料未附带页码，则以份为单位在文件的右上角使用铅笔编写页码。
5、省级以上表彰证书、牌匾等归档要求：如以武昌首义学院为表彰单位，则提交原件与扫描件（不能满足扫描件的情况下，可由照片代替）；如以个人为表彰单位，则提交扫描件与复印件。
6、其他门类的档案的归档要求参照相关门类档案管理办法。
7、成册的归档文件应同时提交电子档。
8、严格按照通知要求时间节点完成2021年度档案归档工作。
四、归档程序
1、各单位在归档移交前，需按照归档要求进行立卷整理（排序、编号等）。
2、各单位在向档案馆移交档案时，需打印《档案移交清册》一式两份，单位分管领导、移交人签字并加盖单位公章。
3、档案馆根据归档文件移交目录验收材料，有需查验电子文件的，经检查无误后签字确认，退回一份目录，由移交单位留底备查。
武昌首义学院档案馆
2022年4月26日