各学院：

2023届毕业生的派遣工作即将开始，为了顺利、及时完成毕业生档案的收集、寄发工作，现将有关事宜通知如下：

一、应归档的材料

1．学生登记表(学生登记表在学生进校时已交，若缺学生登记表的请务必补齐）；

2．毕业生登记表（一式两份，一份装入学生档案，一份留档案馆保存）；

3．成绩单（含辅修专业成绩单，加盖学校教务处成绩专用章），

4．党、团材料（包括入党、入团志愿书、申请书、考察培养表等材料，如学生在大学入团，请提交入团志愿书）；

5．校级以上奖励、处分材料；

6．毕业生体检表。

二、对归档材料的要求

1．毕业生档案的归档工作，必须以学院为单位到档案馆归档；

2．各学院在毕业生的档案材料送档案馆之前，应将材料以个人为单位集中在一起；

3．档案材料按专业、班次分开，并按学号顺序依次排列（小号在上大号在下）；                 

4．档案材料送档案馆经工作人员审核无误后，再按要求归（装）入每个毕业生的档案袋中（档案材料不得由学生代交）；

5．对学生欠缺的档案材料要详细登记清楚。

6.留档案馆保存的毕业生登记表，以班级为单位，按照学号从小至大排列，在每一份右上角用铅笔标注序号1.2.3……，并在档案馆网站右下角“表格下载”中下载《毕业生登记表目录》，按要求填写。

三、档案材料归档步骤

1．将需要装袋的档案材料按班级、学号顺序排开；

2．检查档案材料与档案袋上的姓名，一一对应后再将档案材料分别放入该毕业生的档案袋中（有不清楚的地方及时找档案馆工作人员联系）；

3．密封档案袋并盖档案密封章；

4．将档案袋按毕业分配方案上的序号排列好后，交档案馆工作人员验收后签字。

四、具体归档时间安排

6月29号：信息工程学院、机电与自动化学院；

6月30号：城市建设学院、外国语学院、新闻与法学学院；

7月3号：经济管理学院、艺术设计学院。

如有特殊情况不能按时归档的，请提前与档案馆联系，但延迟归档时间不得超过2日。如有提前归档的学院，随时可与档案联系前来归档。

五、几点说明

1．请各学院在整理毕业生档案材料时认真检查核对，看材料是否齐全，手续是否完备，有无漏盖公章漏填写现象。各单位不得擅自扣留或添加毕业生材料。

2．毕业生档案邮寄地址一律以就业处分配方案为准，不得随意更改，如确需更改的，要征得档案馆工作人员同意。

3．凡需缓寄的毕业生档案，一律由就业处以书面形式通知档案馆。

4.   如有疑问，请联系档案馆王老师：027-88426015

    

武昌首义学院档案馆

2023年6月12日