关于做好2022年教学单位文件归档的通知
发布时间:2023-03-31 来源:档案馆
各学院:
根据档案管理工作的要求,为确保2022年度文件归档工作及时有效的开展,现将有关事项通知如下:
一、归档内容
(一) 2022年教学单位文书档案,包括会议记录、规章制度、学院发文、合作协议、论文著作(国外期刊可提交检索报告和论文复印件,国内期刊必须提交原件)、奖牌(先移交档案馆登记,需要使用可借出)、2022届毕业生合照等;
(二)2022届毕业生成绩单;
(三) 2021-2022学年第二学期、2022-2023学年第一学期电子试卷。
二、归档时间
以上所有归档材料请在2023年4月28日以前提交(如补考没有结束,电子试卷可缓交)。
三、归档要求
(一) 各单位分管领导要重视档案材料的收集归档,监督兼职档案员做好本单位档案归档工作;
(二) 毕业生成绩单整理要求:
1. 立卷以班级为单位,按照学号从小到大排列,一个班级为一卷。以班为单位编制页码,即每班材料都是从1开始编制页码,非同班不可连续编号。页码用铅笔在材料的右上角编写(距离上边缘和右边缘约1cm)。
2. 每卷前面附上《学生成绩总册目录》。
3. 归档成绩单务必加盖学校“学生成绩专用章”和“学院教务员私章”,要求印章边缘和字迹清晰;
(三) 归档的文件,要求完整、齐全、字迹清晰、干净整洁、无圈画修改、无作任何标记、不含订书钉等金属物。
四、移交要求
(一) 各学院按照归档要求进行立卷整理(排序、编号等),及时向档案馆移交,移交前不需要装订,可以在移交时装档案盒;
(二) 各单位在向档案馆移交档案时,需打印归档文件移交清册一式两份,并标明移交日期、移交人,盖学院公章(移交清册可在档案馆网站中下载);
(三) 具体事宜请咨询学校档案馆。联系人:王老师联系电话:88426015。
武昌首义学院档案馆
2023年3月31日