全校各单位：

根据武昌首义学院档案管理要求，为确保本年度资料归档工作及时有效地开展，现将有关事项通知如下：

一、归档范围

1、2021年应归档及2020年之前未及时归档的文书材料，按照学校文件规定的范围进行归档移交。

2、2021年应归档的党群、行政、基建、财会、实物、声像等门类档案，分别按照学校相关门类档案管理规定的范围进行归档移交。

二、归档时间

请各单位按照以下时间表做好本单位档案归档移交准备工作。

三、归档要求

1、各单位分管领导要重视各门类档案材料的收集归档，监督兼职档案员做好本单位档案归档工作，确保各门类档案材料规范、完整、齐全的归档。

2、应归档的红头文件包含红头文件（文件正本）正文及附件（一式两份）、签发单、底稿；应归档的上级文件包含传阅单和红头文件。

3、归档的红头文件必须为加盖公章的原件，要求字迹清晰、干净整洁、无圈画修改、不含订书钉等金属物，确实无原件的复印件，字迹要清晰，并加盖公章。

4、如归档文件材料未附带页码，则以份为单位在文件的右上角使用铅笔编写页码。

5、省级以上表彰证书、牌匾等归档要求：如以武昌首义学院为表彰单位，则提交原件与扫描件（不能满足扫描件的情况下，可由照片代替）；如以个人为表彰单位，则提交扫描件与复印件。

6、其他门类的档案的归档要求参照相关门类档案管理办法。

7、成册的归档文件应同时提交电子档。

8、严格按照通知要求时间节点完成2021年度档案归档工作。

四、归档程序

1、各单位在归档移交前，需按照归档要求进行立卷整理（排序、编号等）。

2、各单位在向档案馆移交档案时，需打印《档案移交清册》一式两份，单位分管领导、移交人签字并加盖单位公章。

3、档案馆根据归档文件移交目录验收材料，有需查验电子文件的，经检查无误后签字确认，退回一份目录，由移交单位留底备查。

                                                              武昌首义学院档案馆

                        2022年4月26日