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关于做好2021年教学单位文件归档的通知

发布时间:2022-03-31 来源:档案馆

各学院:

根据档案管理工作的要求,为确保2021年度文件归档工作及时有效的开展,现将有关事项通知如下:

一、归档内容

1.  2021年教学单位文书档案,包括会议记录、规章制度、学院发文、合作协议、论文著作、毕业生合照等;

2.  2021届毕业生成绩单;

3.  2020-2021学年第二学期、2021-2022学年第一学期电子试卷。

二、归档时间

以上所有归档材料请在2022429日以前提交(如补考没有结束,电子试卷可缓交)。

三、归档要求

1.  各单位分管领导要重视档案材料的收集归档,监督兼职档案员做好本单位档案归档工作;

2.  毕业生成绩单整理要求:

(1) 立卷以班级为单位,按照学号从小到大排列,一个班级为一卷。以班为单位编制页码,即每班材料都是从1开始编制页码,非同班不可连续编号。页码用铅笔在材料的右上角编写,编写页码不要太靠边。

(2) 每卷前面附上《学生成绩总册目录》。

(3) 归档成绩单务必加盖学校“学生成绩专用章”和“学院教务员私章”,要求印章边缘和字迹清晰;

3.  归档的文件,要求完整、齐全、字迹清晰、干净整洁、无圈画修改、无作任何标记、不含订书钉等金属物。

四、移交要求

1.  各学院按照归档要求进行立卷整理(排序、编号等),及时向档案馆移交,移交前不需要装订,可以在移交时装档案盒;

2.  各单位在向档案馆移交档案时,需打印归档文件移交清册一式两份,并标明移交日期、移交人,盖学院公章(移交清册可在档案馆网站中下载);

3.  具体事宜请咨询学校档案馆。联系人:王老师 联系电话:88426015

                          

                                  武昌首义学院档案馆

                                  2022331

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