关于做好2020年文件归档工作的通知
发布时间:2021-03-22 来源:档案馆
全校各单位:
根据武昌首义学院档案管理要求,为确保本年度资料归档工作及时有效地开展,现将有关事项通知如下:
一、归档范围
1、2020年应归档及2019年之前未及时归档的文书材料,按照学校文件规定的范围进行归档移交。
2、2020年应归档的照片、基建、财会、实物等门类档案,分别按照学校相关门类档案管理规定的范围进行归档移交。
二、归档时间
请各单位按照以下时间表做好本单位档案归档移交准备工作。
时间 |
单位 |
归档内容 |
4月19日 |
图书馆、信息技术中心、档案馆 |
XZ16 |
4月20日 |
保卫处 |
XZ14 |
4月21日 |
基建处、实验室与设备管理处 |
基建档案、XZ16 |
4月22日 |
总务处、物业管理中心 |
XZ15 |
4月23日 |
外事处、国际教育学院 |
外事档案 |
4月26日 |
人事处、理事会办公室 |
XZ11、XZ12 |
4月27日 |
校工会、校友会 |
DQ16、XZ11 |
4月28日 |
科学技术处 |
科技档案 |
4月29日 |
宣传部 |
DQ14、照片档案 |
4月30日 |
财务处 |
XZ13 CK11 CK12 CK13 CK15 |
5月6日 |
招生与就业指导处 |
XZ11、JX13、JX17 |
5月7日 |
学生工作处、团委 |
JX11、JX14、DQ17、XZ14 |
5月10日 |
教务处、职业技能鉴定所、监评中心 |
JX11、JX14、JX15、JX16、JX18 |
5月11日 |
组织部、党办、发展规划办公室 |
DQ11、DQ12、DQ13、DQ15、XZ11 |
5月12日 |
校办、纪委办公室 |
XZ11、XZ13 |
三、归档要求
1、各单位分管领导要重视各门类档案材料的收集归档,监督兼职档案员做好本单位档案归档工作,确保各门类档案材料规范、完整、齐全的归档。
2、应归档的红头文件必须包含红头文件(文件正本)正文及附件、签发单、底稿;红头文件应一式两份,其他归档文件材料一式一份。文件内的排序一般为:红头文件(文件正本)、签发单、底稿,如有附件应放在文件正本后面。
3、归档的红头文件必须为加盖公章的原件,要求字迹清晰、干净整洁、无圈画修改、无作任何标记、不含订书钉等金属物,确实无原件的复印件,字迹要清晰,并加盖公章。
4、如归档文件材料未附带页码,则以份为单位在文件的右上角使用黑色中性笔编写页码。
5、省级以上表彰证书、牌匾等归档要求:如以武昌首义学院为表彰单位,则提交原件与扫描件(不能满足扫描件的情况下,可由照片代替);如以个人为表彰单位,则提交扫描件与复印件。
6、其他门类的档案的归档要求参照相关门类档案管理办法。
四、归档程序
1、各单位在归档移交前,需按照归档要求进行立卷整理(起订、排序、编号等)。
2、各单位在向档案馆移交档案时,需打印《档案移交清册》一式两份,标明移交日期、移交人,单位分管领导签字并加盖单位公章。
3、档案馆根据归档文件移交目录验收材料,有需查验电子文件的,经检查无误后签字确认,退回一份目录,由移交单位留底备查。
武昌首义学院档案馆
2021年3月22日
附件:《档案移交清册》