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关于做好2020年文件归档工作的通知

发布时间:2021-03-22 来源:档案馆

全校各单位:

根据武昌首义学院档案管理要求,为确保本年度资料归档工作及时有效地开展,现将有关事项通知如下:

一、归档范围

12020年应归档及2019年之前未及时归档的文书材料,按照学校文件规定的范围进行归档移交。

22020年应归档的照片、基建、财会、实物等门类档案,分别按照学校相关门类档案管理规定的范围进行归档移交。

二、归档时间

请各单位按照以下时间表做好本单位档案归档移交准备工作。

时间

单位

归档内容

419

图书馆、信息技术中心、档案馆

XZ16

420

保卫处

XZ14

421

基建处、实验室与设备管理处

基建档案、XZ16

422

总务处、物业管理中心

XZ15

423

外事处、国际教育学院

外事档案

426

人事处、理事会办公室

XZ11XZ12

427

校工会、校友会

DQ16XZ11

428

科学技术处

科技档案

429

宣传部

DQ14、照片档案

430

财务处

XZ13 CK11 CK12 CK13 CK15

56

招生与就业指导处

XZ11JX13JX17

57

学生工作处、团委

JX11JX14DQ17XZ14

510

教务处、职业技能鉴定所、监评中心

JX11JX14JX15JX16JX18

511

组织部、党办、发展规划办公室

DQ11DQ12DQ13DQ15XZ11

512

校办、纪委办公室

XZ11XZ13

三、归档要求

1、各单位分管领导要重视各门类档案材料的收集归档,监督兼职档案员做好本单位档案归档工作,确保各门类档案材料规范、完整、齐全的归档。

2、应归档的红头文件必须包含红头文件(文件正本)正文及附件、签发单、底稿;红头文件应一式两份,其他归档文件材料一式一份。文件内的排序一般为:红头文件(文件正本)、签发单、底稿,如有附件应放在文件正本后面。

3、归档的红头文件必须为加盖公章的原件,要求字迹清晰、干净整洁、无圈画修改、无作任何标记、不含订书钉等金属物,确实无原件的复印件,字迹要清晰,并加盖公章。

4、如归档文件材料未附带页码,则以份为单位在文件的右上角使用黑色中性笔编写页码。

5、省级以上表彰证书、牌匾等归档要求:如以武昌首义学院为表彰单位,则提交原件与扫描件(不能满足扫描件的情况下,可由照片代替);如以个人为表彰单位,则提交扫描件与复印件。

6、其他门类的档案的归档要求参照相关门类档案管理办法。

四、归档程序

1、各单位在归档移交前,需按照归档要求进行立卷整理(起订、排序、编号等)。

2、各单位在向档案馆移交档案时,需打印《档案移交清册》一式两份,标明移交日期、移交人,单位分管领导签字并加盖单位公章。

3、档案馆根据归档文件移交目录验收材料,有需查验电子文件的,经检查无误后签字确认,退回一份目录,由移交单位留底备查。



                                                                             档案馆

                                                                         2021322


附件:《档案移交清册》

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