各学院：

2020届毕业生的派遣工作即将开始，为了顺利、及时完成毕业生档案的收集、寄发工作，现将有关事宜通知如下：

一、应归档的材料

1．学生登记表(加盖公章，学生登记表在学生进校时已交，若缺学生登记表的请务必补齐）；

2．毕业生登记表（加盖学校就业处公章）；

3．成绩单（加盖学校教务处成绩专用章）

4．毕业生分配工作报到通知书（全国普通高等学校本专科毕业生就业通知书）；

5．党、团材料（包括入党、入团志愿书、申请书、考察培养表等材料）；

6．毕业生体检表和校级以上奖励、处分材料。

二、对归档材料的要求

1．毕业生档案的归档工作，必须以学院为单位到档案馆归档；

2．各学院在毕业生的档案材料送档案馆之前，应将材料以个人为单位集中在一起；

3．档案材料按专业、班次分开，并按学号顺序依次排列（小号在上大号在下）；                  

4．档案材料送档案馆经工作人员审核无误后，再按要求归（装）入每个毕业生的档案袋中（档案材料不得由学生代交）；

5．对学生欠缺的档案材料要详细登记清楚。

三、档案材料归档步骤

1．将档案袋按班级、学号顺序排开；

2．将每个毕业生的归档材料分别放在该毕业生的档案袋上（有不清楚的地方及时找档案馆工作人员联系）；

3．检查档案材料与档案袋上的姓名，一一对应后再将档案材料分别放入该毕业生的档案袋中；

4．密封档案袋；

5．将档案袋按毕业分配方案上的序号排列好后，交档案馆工作人员验收后签字。

四、具体归档时间安排

7月7号：信息工程学院、机电与自动化学院；

7月8号：城市建设学院、外国语学院、新闻与法学学院；

7月9号：经济管理学院、艺术设计学院。

如有特殊情况不能按时归档的，请提前与档案馆联系，但延迟归档时间不得超过2日。如有提前归档的学院，随时可与档案联系前来归档。

五、几点说明

1．请各学院在整理毕业生档案材料时认真检查核对，看材料是否齐全，手续是否完备，有无漏盖公章漏填写现象。各单位不得擅自扣留或添加毕业生材料。

2．毕业生档案邮寄地址一律以就业处分配方案为准，不得随意更改，如确需更改的，要征得档案馆工作人员同意。

3．凡需缓寄的毕业生档案，一律由就业处以书面形式通知档案馆。

        

                                                                                                                             武昌首义学院档案馆

                                                2020年6月17日