全校各单位：

为深入贯彻落实习近平总书记做好全面收集记录疫情资料工作的重要批示精神，确保疫情防控档案收集齐全，管理规范，根据《湖北省教育厅关于做好疫情防控档案收集管理工作的通知》要求和我校工作实际，现就有关事项通知如下：

一、收集和征集范围

新冠肺炎疫情档案资料是指在疫情期间所形成的与疫情防控相关并具有保存价值的各种文字、图表、照片、视频、录音、手稿和实物等不同形式的历史记录，均纳入收集归档范围，做到疫情防控档案应收尽收，应归尽归。具体包括：

1.上级部门下发的与新冠肺炎疫情防控有关的文件、通知等；

2.学校在新冠肺炎疫情防控工作中制定的相关文件、通知等；

3.学校领导在新冠肺炎疫情防控工作中的批示和讲话材料；

4.各单位成立新冠肺炎疫情处置领导机构、建立协调机制相关的文件资料；

5.学校及各单位新冠肺炎疫情处置工作领导机构召开的各类重要会议的通知、议程、纪要、音视频和图片资料等；

6.新冠肺炎疫情防控工作过程中生成的各种工作方案、预案、统计报表、各类简报、工作总结、汇报材料、表彰材料等；

7.各单位疫情防控志愿者组织及成员名单，以及志愿工作中产生的文件材料；

8.学校和各单位、教职工生个人向疫区捐赠款物的凭证、记录；

9.新冠肺炎疫情防控过程中，我校接收社会各界捐赠物资和资金的相关资料；

10.学校和各单位在新冠肺炎疫情防控过程中制作的海报、宣传单、宣传视频，以及学校和各单位官方微博、微信公众号的疫情防控主题推送内容层材料；

11.师生员工以防疫抗疫为主题创作的书法、绘画、摄影、音乐等艺术作品；

12.新冠肺炎疫情防控过程中做出突出贡献的团队及个人事迹材料、照片、音视频等；

13.师生员工共克时艰、互助奉献、联防联控、共塑社会公德、倡导文明新风的文字材料、照片、音视频等（如体现防控宣传、安防巡逻、门卫和防疫点执勤、校园消杀、居家隔离、网上教学等情况的文字、图片、音视频资料）；

14.各新闻媒体、自媒体、社交媒体以及影视爱好者对我校抗疫工作、师生先进事迹的宣传报道材料（报纸原件、广播电视音像、网页截屏等）；

15.师生员工在疫情防控过程中使用的出入证（卡）、登记簿等实物，以及其他能够反映疫情防控工作、具有历史价值或特殊意义的实物档案资料。

二、收集和征集时间

疫情结束后三个月以内。

三、收集和征集方式

1.收集

（1）学校新冠肺炎疫情防控指挥部为归档牵头部门，指定专人负责本机构及各专项工作组疫情防控期间形成的档案材料的收集整理和移交归档工作。

（2）各单位档案工作负责人和兼职档案员，负责本单位疫情防控期间形成的档案材料的收集整理和移交归档工作。

2.征集

对散存在社会上的上述档案材料，档案馆将采取无偿捐赠方式进行征集。

四、相关责任要求及说明

1.各单位应强化档案意识，从源头上加强档案收集工作，努力做到应收尽收、应归尽归，待疫情结束后及时归档。

2.报送档案材料应规范、完整。文字材料要内容真实、积极健康；图片资料要提供像素较高的原图；音视频资料应主题鲜明、内容完整、清晰流畅；实物档案要提供原件，移交前做好消毒工作。

3.各单位移交的纸质材料和实物档案应附详细的目录。各类档案材料请附简要内容说明（时间、地点、人物、事由等情况介绍），并注明联系人姓名、单位及联系方式。

4.上级来文、学校各部门发文和会议纪要、图片、视频等电子文件可以发送到档案馆邮箱。原件待开学后送到档案馆。

5.各界人士捐赠的档案材料经审核鉴定后，将永久保存于学校档案馆，并向捐赠档案资料者颁发《捐赠证书》以示感谢。   

四、联系方式

联系人及联系方式：

王慧玲 13707169005 28915583@qq.com

王 琦 13528835166 396666928@qq.com

                                                                                     武昌首义学院档案馆

                                                                                             2020年5月7日