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关于做好2018年文件归档工作的通知

发布时间:2018-03-29 来源:档案馆

 

全校各单位:

根据武昌首义学院档案管理要求,为确保本年度资料归档工作及时有效的开展,现将有关事项通知如下:

一、归档范围

1. 2017年度应归档及之前未及时归档的文书材料,按照学校文件规定的范围进行归档移交。

2. 2017年度应归档的照片、基建、财会、实物等门类档案,分别按照学校相关门类档案管理规定的范围进行归档移交。

二、归档时间

各教学单位文书档案应于4月10日前归档。全校非教学单位文书材料应于5月9日前归档完毕(档案馆根据各单位实际工作确认具体归档时间)。

三、归档要求

1.各单位分管领导要重视各门类档案材料的收集归档,监督兼职档案员做好本单位档案归档工作,确保各门类档案材料规范、完整、齐全的归档。

2.应归档的红头文件必须包含红头文件(文件正本)正文及附件、签发单、底稿;红头文件应一式两份,其他归档文件材料一式一份。文件内的排序一般为:红头文件(文件正本)、签发单、底稿,如有附件应放在文件正本后面。

3.归档的红头文件必须为加盖公章的原件,要求字迹清晰、干净整洁、无圈画修改、无作任何标记、不含订书钉等金属物,确实无原件的复印件,字迹要清晰,并加盖公章。

4.其他门类的档案的归档要求参照相关门类档案管理办法。

四、归档程序

1.各单位在归档移交前,需按照归档要求进行立卷整理(起订、排序、编号等)。

2.各单位在向档案馆移交档案时,需打印归档文件移交目录一式两份,并标明移交日期、移交人,加盖单位公章。

3.档案馆根据归档文件移交目录验收材料,有需查验电子文件的,经检查无误后签字确认,退回一份目录,由移交单位留底备查。

档案馆

2018年3月29日

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