各院（系）及有关部门：
2016届毕业生的派遣工作即将开始，为了顺利、及时完成毕业生档案的收集、寄发工作，现将有关事宜通知如下：
一、应归档的材料
1．学生登记表(加盖公章。学生登记表在学生进校时已交，若缺学生登记表的请务必补齐）；
2．毕业生登记表（加盖学校就业处公章）；
3．成绩单（加盖学校教务处成绩专用章）
4．毕业生分配工作报到通知书（全国普通高等学校本专科毕业生就业通知书）；
5．党、团材料（包括入党、入团志愿书、申请书、考察培养表等材料）；
6．毕业生体检表和校级以上奖励、处分材料。
二、对归档材料的要求
1．毕业生档案的归档工作，必须以院（系）为单位到档案馆归档；
2．各院（系）在毕业生的档案材料送档案馆之前，应将材料以个人为单位集中在一起；
3．档案材料按专业、班次分开，并按学号顺序依次排列（小号在上大号在下）；                  
4．档案材料送档案馆经工作人员审核无误后，再按要求归（装）入每个毕业生的档案袋中（档案材料不得由学生代交）；
5．对学生欠缺的档案材料要详细登记清楚。
三、档案材料归档步骤
1．将档案袋按班级、学号顺序排开；
2．将每个毕业生的归档材料分别放在该毕业生的档案袋上（有不清楚的地方及时找档案馆工作人员联系）；
3．检查档案材料与档案袋上的姓名，一一对应后再将档案材料分别放入该毕业生的档案袋中；
4．在档案袋封面上粘贴寄发地址，密封档案袋；
5．将档案袋按毕业分配方案上的序号排列好后，交档案馆工作人员验收后签字。
四、具体归档时间安排
6月23号：信息工程学院、机电与自动化学院；
6月24号：城市建设学院、外语系、新闻与法学学院；
6月25号：经济管理学院、艺术设计学院。
如有特殊情况不能按时归档的，请提前与档案馆联系，但延迟归档时间不得超过2天。
五、几点说明
1．请各院、系在整理毕业生档案材料时认真检查核对，看材料是否齐全，手续是否完备，有无漏盖公章、漏填项目现象。各单位不得擅自扣留或添加毕业生材料。
2．毕业生档案邮寄地址一律以就业处分配方案为准，不得随意更改，如确需要更改的，要征得档案馆工作人员同意。
3．凡需缓寄的毕业生档案，一律由就业处以书面形式通知档案馆。