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关于应届毕业生档案收集、寄发工作的有关通知

发布时间:2016-03-22 来源:档案馆

各院(系)及有关部门:
2014届毕业生的派遣工作即将开始,根据校办发[2014]5号文,为了顺利、及时完成毕业生档案的收集、寄发工作,现将有关事宜通知如下:
一、应归档的材料
1.学生登记表(加盖公章。学生登记表在学生进校时已交,若缺学生登记表的请务必补齐);
2.毕业生登记表(加盖学校就业处公章);
3.成绩单(加盖学校教务处成绩专用章)
4.毕业生分配工作报到通知书(全国普通高等学校本专科毕业生就业通知书);
5.党、团材料(包括入党、入团志愿书、申请书、考察培养表等材料);
6.毕业生体检表和校级以上奖励、处分材料。
二、对归档材料的要求
1.毕业生档案的归档工作,必须以院(系)为单位到档案馆归档;
2.各院(系)在毕业生的档案材料送档案馆之前,应将材料以个人为单位集中在一起;
3.档案材料按专业、班次分开,并按学号顺序依次排列(小号在上大号在下);                  
4.档案材料送档案馆经工作人员审核无误后,再按要求归(装)入每个毕业生的档案袋中(档案材料不得由学生代交);
5.对学生欠缺的档案材料要详细登记清楚。
三、档案材料归档步骤
1.将档案袋按班级、学号顺序排开;
2.将每个毕业生的归档材料分别放在该毕业生的档案袋上(有不清楚的地方及时找档案馆工作人员联系);
3.检查档案材料与档案袋上的姓名,一一对应后再将档案材料分别放入该毕业生的档案袋中;
4.在档案袋封面上粘贴寄发地址,密封档案袋;
5.将档案袋按毕业分配方案上的序号排列好后,交档案馆工作人员验收后签字。
四、具体归档时间安排
6月23号:信息工程学院、机电与自动化学院;
6月24号:城市建设学院、外语系、新闻与法学学院;
6月25号:经济管理学院、艺术设计学院。
如有特殊情况不能按时归档的,请提前与档案馆联系,但延迟归档时间不得超过2天。
五、几点说明
1.请各院、系在整理毕业生档案材料时认真检查核对,看材料是否齐全,手续是否完备,有无漏盖公章、漏填项目现象。各单位不得擅自扣留或添加毕业生材料。
2.毕业生档案邮寄地址一律以就业处分配方案为准,不得随意更改,如确需要更改的,要征得档案馆工作人员同意。
3.凡需缓寄的毕业生档案,一律由就业处以书面形式通知档案馆。

华中科技大学武昌分校档案馆
二O一四年五月二十五日

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