关于做好2023年的文件归档工作的通知
发布时间:2024-03-29 来源:档案馆
全校各单位:
根据武昌首义学院档案管理要求,为确保本年度资料归档工作及时有效地开展,现将有关事项通知如下:
一、归档范围
1、2023年和2022年之前未及时归档的各门类档案,分别按照学校相关门类档案管理实施细则规定的范围进行归档移交。
2、各教学单位归档内容
(1) 2023年教学单位文书档案,包括会议记录、规章制度、学院发文、合作协议、论文著作(国外期刊可提交检索报告和论文复印件,国内期刊必须提交原件)、奖牌(先移交档案馆登记,需要使用可借出)、2023届毕业生合照等;
(2)2023届毕业生成绩单;
(3) 2022-2023学年第二学期、2023-2024学年第一学期电子试卷。
二、归档时间
请各单位按照以下时间表做好本单位档案归档移交准备工作。
时间 |
单位 |
归档内容 |
4月30日前 |
各教学单位 |
文书档案、成绩单、电子试卷 |
5月6日 |
图书馆、档案馆、保卫处 |
XZ16、XZ14 |
5月7日 |
基建处、实验室与设备管理处 |
JJ、XZ16、设备档案 |
5月8日 |
总务处、物业管理中心、 信息技术中心 |
XZ15、XZ16 |
5月9日 |
外事处、国际教育学院 |
WS |
5月10日 |
理事会办公室、人事处、 发展规划办公室 |
XZ11、XZ12 |
5月13日 |
科学技术处 |
KY |
5月14日 |
宣传部、校团委、校工会 |
DQ14、SX、DQ17、DQ16 |
5月15日 |
财务处 |
XZ13、 CK11-CK15 |
5月16日 |
招生与就业指导处 |
XZ11、JX13、JX17 |
5月17日 |
学生工作处、嘉鱼校区工作部 |
JX11、JX14、XZ14 |
5月20日 |
教务处、监评中心、职业技能鉴定所 |
JX11、JX14、JX15、JX16、JX18 |
5月21日 |
党办、组织部 |
DQ11、DQ12、DQ13、DQ15 |
5月22日 |
校办、纪委办公室、校友会 |
XZ11、XZ13 |
三、归档要求
1、各单位分管领导要重视各门类档案材料的收集归档,监督兼职档案员做好本单位档案归档工作,确保各门类档案材料规范、完整、齐全的归档。
2、应归档的红头文件包含红头文件(文件正本)正文及附件(一式两份)、签发单、底稿;应归档的上级文件包含传阅单和红头文件。
3、归档的红头文件必须为加盖公章的原件,要求字迹清晰、干净整洁、无圈画修改、不含订书钉等金属物,确实无原件的复印件,字迹要清晰,并加盖公章。
4、如归档文件材料未附带页码,则以份为单位在文件的右上角使用铅笔编写页码。
5、省级以上表彰证书、牌匾等归档要求:如以武昌首义学院或多人为表彰单位,则提交原件与扫描件;如以个人为表彰单位,则提交扫描件与复印件。
6、其他门类的档案的归档要求参照相关门类档案管理办法。
7、成册的归档文件应同时提交电子档。
8、严格按照通知要求时间节点完成2023年度档案归档工作。
9、毕业生成绩单整理要求:
(1)立卷以班级为单位,按照学号从小到大排列,一个班级为一卷。以班为单位编制页码,即每班材料都是从1开始编制页码,非同班不可连续编号。页码用铅笔在材料的右上角编写,编写页码不要太靠边。
(2)每卷前面附上《学生成绩总册目录》。
(3)归档成绩单务必加盖学校“学生成绩专用章”和“学院教务员私章”,要求印章边缘和字迹清晰。
四、归档程序
1、各单位在归档移交前,需按照归档要求进行立卷整理(排序、编号等)。
2、各单位在向档案馆移交档案时,需打印《档案移交清册》一式两份,单位分管领导、移交人签字并加盖单位公章。
3、档案馆根据归档文件移交目录验收材料,有需查验电子文件的,经检查无误后签字确认,一份交档案馆,一份由移交单位留存。
武昌首义学院档案馆
2024年03月28日