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吴绪成局长在大专院校档案工作推进会上的讲话

发布时间:2016-03-22 来源:档案馆

(2014年5月15日)

 
同志们:
这次大专院校(以下简称“高校”)档案工作推进会,是继去年11月“华师会议”以后召开的第二次高校档案工作专题会议。主要任务是学习贯彻中办、国办《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》(以下简称《意见》)及国家档案局《关于认真学习贯彻落实〈关于加强和改进新形势下档案工作的意见〉的通知》(以下简称《通知》)精神,传达贯彻全国和全省档案工作会议精神,总结2013年高校档案工作,研究部署2014年工作,扎实推进高校档案工作实现新的进步和跨越,为服务全面深化改革大局、服务“五个湖北”建设、服务高校发展,实现湖北省委“建成支点、走在前列”的战略目标和湖北档案工作“争创全国一流、走在中部前列、建设档案强省”的奋斗目标作出新的更大成绩和贡献。
省档案局对于这次会议高度重视。会前,熊承家局长、局分管领导和经科处,分别对华农大、华科大、地大、湖大、江大和东湖学院档案工作进行了调研,各高校档案工作的总体面貌和精神状态令人欣慰。比较去年“华师会议”和今天“东湖学院会议”的特点:去年会议的重点是高校档案馆馆库建设、档案编研工作和学生档案工作,华师大、武大、东湖学院分别介绍了经验,作出了榜样;今天会议的重点是按照国家档案局《通知》的要求,认真学习和贯彻落实中办、国办《意见》,从思想认识、体制机制、三个体系、支持力度等战略层面和“创一流高校、建一流档案”的宏观高度,深入谋划和部署高校档案工作,推动湖北高校档案事业与高校工作同步竞进提质,实现科学发展和创新发展!
今天的会议分成两个部分。会前,大家参观了东湖学院的档案馆和校史馆,受益匪浅。各高校带来了近年来的档案编研成果,进行了展示和交流。刚才,东湖学院校长、党委书记周启红同志作了热情洋溢的致辞。东湖学院的同志为这次会议的召开作了大量准备工作。在此,我谨代表省档案局和与会同志,一并表示衷心感谢和崇高敬意!东湖学院档案馆馆长欧阳慭同志、湖北大学档案馆馆长刘明达同志和江汉大学档案馆馆长余超波同志分别作了交流发言。他们的经验和做法值得认真学习、借鉴。下面,结合会议要求,我讲五点意见,供大家参考。
一、充分肯定2013年全省高校档案工作取得的成绩
2013年,全省高校档案工作同其他系统档案工作一样,在各高校党委和校领导班子的高度重视、大力支持下,呈现良好发展态势,取得了可喜成绩。突出表现在以下几个方面:
一是档案工作思想认识进一步提高,领导力度进一步加大。各高校普遍把档案工作作为高校管理和公共服务的重要基础性工作,列入议事日程,研究解决实际困难,加大领导和支持力度,取得了明显成效。高校档案工作领导小组成为高校档案工作的重要组织支柱,发挥了积极推进作用。各高校普遍组建了档案工作网络,配备了专(兼)职档案工作人员,成为活跃在高校档案战线上的重要骨干力量,发挥了建设者和生力军作用。各高校根据自身特点,分别采取部门立卷或集中立卷方式,落实了资源建设源头控制责任制,呈现了特色和优势,为做好档案工作提供了有力保障。特别是去年上半年省档案局召开湖北省经济科技档案工作暨贯彻国家档案局10号令会议、下半年在华师大召开高校档案工作现场会后,各高校以此为新的契机和起点,进一步加大力度,规范工作,加强宣传,增强意识,档案管理平台和服务平台建设取得了长足进展。许多学校将档案工作列入各职能部门、院系、直属单位的年度考核内容,与其它工作同部署、同安排,同检查、同考核,进行量化打分,工作措施进一步完善。华科大档案馆将档案工作触角延伸到学校项目建设前沿,参与组织了国家重点科研实验室建设项目档案专项验收,工作深度进一步加强。档案工作经费列入了校财政预算,档案安全保护设施设备得到改善。地质大学档案资源的集中度进一步提高,并对库房温湿度调控和档案馆消防设施设备进行技术改造、更新,实现了档案馆和档案库房监控及其它设施设备的全天候自动运转。湖北大学积极探索档案信息化建设发展之路,取得了新的成效;江汉大学在加大力度做好本校档案工作的同时,积极发挥档案工作协作组组长单位的作用,绩效考绩和协作组业务交流活动开展得有声有色,受到成员单位的广泛赞誉。东湖学院领导高度重视和支持档案工作,档案资源建设力度空前,学生档案工作特色鲜明,服务工作非常细致。各部属院校、省属院校、高职高专和民营院校的档案工作者,都在奋力打造适合自身特点的高校档案工作第一方阵,呈现创先争优、兴旺繁荣的新局面,为推动湖北档案工作整体上台阶、上水平提供了新的动力和平台,形势令人振奋鼓舞。
二是档案基础业务工作进一步加强,档案工作规范化管理水平进一步提高。各高校以贯彻落实教育部和国家档案局《高等学校档案管理办法》(第27号令)为重点,积极参与湖北省企事业单位档案工作规范管理考评,大力促进国家及省档案工作标准规范的落实,各项档案基础业务工作不断加强,档案资源“收、管、存、用”四大基本环节不断完善,档案工作规范化管理和服务水平不断提高。许多高校重新修订或补充完善了学校档案分类方案、归档范围和保管期限表(“三合一”制度),收集了一批名人名家档案,丰富了档案资源。地质大学将长期积累的地质资料图纸档案进行了系统整理,为教学、科研提供了方便快捷的服务。华科大为加强照片档案的规范整理,开展了“走进档案馆、认识旧照片主人”活动,产生了强烈效果,获得积极响应,为照片档案整理提供了依据。武大档案馆以编研成果建成校史馆,使百年武大的历史,生动形象地再现在世人面前,发挥了很好的宣传、教育和引导作用。湖北理工学院、黄冈职业技术学院等高校积极参加湖北省档案工作规范管理等级考评,都顺利通过了验收,赢得了领导的重视、支持和赞许。不少高校以档案工作规范管理考评为抓手,积极推动档案基础业务建设,档案工作科学化、规范化、精细化水平不断得到提升。
三是档案信息化建设进一步加强,档案存储数字化和服务网络化水平进一步提高。许多高校档案馆依托校园网或自建档案存储、查询或办公网络,加强档案信息化建设,取得明显进步。不少高校通过项目外包或自己扫描等方式,先后完成了档案目录数据库、全文数据库、照片档案数据库和多媒体数据库建设。一些高校实现了目录数据校园网查询。馆藏传统载体档案数字化工作快速推进,原生电子文件管理开始起步。湖北大学建成了56万余条档案目录数据库,扫描完成了11.3万画幅全文档案,并对3.3万画幅档案进行了数字化深加工,实现了网络化全文检索。地质大学在校长的亲自过问和支持下,完成了《中国地质大学(武汉)数字档案馆建设方案》制定工作,将数字档案馆建设纳入数字校园建设整体规划同步实施、同步推进。江汉大学对档案管理软件进行了升级改造,开展了学校OA系统原生电子文件归档接收工作,极大地提升了学校档案的现代化管理和服务水平。
四是档案工作绩效考核进一步加强,档案工作实绩进一步显现。2013年,省档案局首次推出档案工作年度绩效考核活动,得到高校档案部门和广大高校档案工作者的积极支持,效果非常明显,实绩得到彰显。各高校积极参与档案工作年度绩效考核,有力地促进了事业发展。各高校档案工作协作组组长单位认真履责,成员单位积极配合,绩效考核保证了质量,推动了交流,评出了风格,表现了湖北高校档案工作的巨大潜力和素质水平。武汉大学、江汉大学、湖北警官学院等22所大专院校荣获2013年度档案工作绩效考核优秀单位。绩效考核为推动湖北高校档案工作发展探索了新路,开辟了途径,是一个有效可行的办法和措施。
在充分肯定2013年湖北高校档案工作取得了巨大进步的同时,我们也要清醒认识到不足。不足是比较的结果。与党委、政府对于高校档案工作的要求相比,与高校地位和事业发展水平相比,与先进行业档案工作发育程度相比,湖北高校档案工作还存在差距。主要表现:一是认识有待进一步提高;二是定位有待进一步厘清;三是档案馆库及基础设施装备水平相对落后。特别是档案信息化水平与高校身份地位极不相称,亟待加快改进。
二、认真学习和贯彻落实中办、国办《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》,为大力推进高校档案事业科学发展提供强大思想武器和动力源泉
今年2月,中办、国办印发了《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》。这是新形势下,党中央、国务院发出的一个关于加强和改进档案工作的,高屋建瓴、总缆全局、具有鲜明时代特征的纲领性、指导性文件,是新中国档案事业发展史上的一件大事,是中国特色社会主义档案事业建设进程中的重要里程碑。各级、各部门、各行业档案部门一定要深刻认识《意见》出台的重大时机和重要意义,以认真学习和贯彻落实《意见》为契机,积极争取党委、政府及有关职能部门的重视、支持和投入,推动档案事业大发展、大繁荣,为服务全面深化改革的工作大局和实现“两个一百年”的中国梦、为建设档案强国和档案强省的奋斗目标而呕心沥血、顽强拼搏,创造优异成绩和贡献。
高校档案工作是中国特色社会主义档案事业的重要组成部分,是高校事业发展不可或缺的重要支撑力量。与高校智力密集、人才密集、技术先进、地位特殊相适应,高校档案工作应当走在各行各业档案工作的前列,充分发挥先导引领和示范表率作用。中办、国办《意见》强调,档案工作要“坚持统一领导、分级管理原则”;“坚持并不断完善党委和政府领导、档案部门归口负责、各方面共同参与的档案工作体制,确保分工明确、各司其职、密切配合、形成合力,促进档案事业协调发展”;“各级党委和政府要为本级档案行政管理部门依法履行档案行政执法职能提供条件,提高其执法监督指导能力”;“县级以上党委和政府是本级国家综合档案馆的建设主体”。这些原则和要求,是指导新形势下完善档案工作体制机制的行动指南。各高校一定要结合实际,认真学习,深刻领会,吃透实质,落实到位,为大力推进高校档案事业科学发展提供强大思想武器和动力源泉。
当前和今后一个时期,全省高校档案部门一定要把认真学习和贯彻落实中办、国办《意见》作为头等大事,认真部署,精心安排,促进深学。要集中一段时间学。集中学习的时间,按国家档案局要求,不能少于两个月。要领导带头学,讲体会,理思路,促进全员学习和理解。要带着问题学,深入分析高校档案工作中存在的问题和阻碍因素,分清责任主体,落实目标任务,提出方案和措施,大力促进整改和完善。要坚持学用结合,把学习消化的过程变成促进高校档案事业发展繁荣和进步跨越的过程,真正发挥《意见》的威力和作用。
三、以“创一流高校、建一流档案”为目标,深入谋划和大力推动高校档案工作支持体系建设
湖北地区高校云集,特色鲜明,潜力巨大,档案工作具有比、学、赶、帮、超的特殊优势和发展空间。要以“创一流高校、建一流档案”为目标,大力推动高校档案工作支持体系建设,为湖北高校的招生、教学、科研、管理提供强有力的档案服务。
要大力加强高校档案馆建设。高校档案馆的组织机构要不断强化职能。要大力构建档案馆与各职能部门、院系和直属单位档案室分工明确、紧密关联的整体架构和运行体系。高校档案馆的馆库条件要不断改善。要牢固树立“到图书馆学知识、到档案馆查依据”、学生“入校找图书馆、毕业找档案馆”的先进价值观和先进理念,像重视图书馆一样高度重视档案馆建设,构成高校图书馆与档案馆“双璧辉映、各展功能、比翼齐飞”的新格局。要像国家综合档案馆建设如火如荼局面一样,大力推动高校档案馆建设,加快改变高校档案馆馆库落后面貌和“大档案室”格局,努力建设与高校身份地位相适应的功能齐全的现代化档案馆。
要大力加强高校档案资源建设。高校档案资源要严格实行集中统一管理,大幅提高各类档案资源的集合度和整合力度,尽快改变档案资源分散管理、各自为政、流向混乱的状况。各高校要认真贯彻教育部第27号令的要求,不断建立完善既符合国家标准规范,又能充分体现自身特点的档案分类方案、归档范围和保管期限表及其规章制度,确保各类档案应建尽建、应归尽归、应收尽收和应管尽管。要在继续做好党委、行政、教学、科研等档案资源建设工作的同时,加大力度做好高校重点工程、重大活动、重要人物和特色档案等“三重一特”档案资源的收集管理工作,做好重点建设项目档案专项验收工作,确保各类档案齐全、完整、准确、安全。
要大力加强高校档案信息化建设。高校档案信息化建设要充分发挥高校人才云集、知识密集、技术先进的巨大优势,按照存储数字化、管理自动化、服务网络化、增量电子化、建设标准化、应用个性化、功能集成化、拓展智慧化的目标,努力走在社会信息化和全省档案信息化前列,起到示范引领作用。要大力加强馆(室)藏传统载体档案数字化步伐,为开展档案资源的网络化利用创造条件。要重点加强原生电子文件的收集管理,大力推动校园网和各类办公自动化平台增量电子档案的落地归档、规范移交和接收,确保高校日常工作中形成的各类增量电子档案不流失、不散失、无篡改,能够长期保存和利用。要大力推动高校数字档案馆建设,努力构建数字档案馆与实体档案馆“一身二任、一肩双挑”、电子档案与传统载体档案“二轨并行、比翼双飞”的新局面。高校档案信息化建设要列入高校信息化建设总体规划,同投入、同检查、同落实,彻底改变当前高校档案信息化建设既落后于大型央企,又落后于综合档案部门的尴尬状态。
要大力加强档案服务能力建设。高校档案服务能力建设的基点仍然是档案查阅服务。要按建立方便人民群众的档案利用体系的目标,大力加强高校档案利用体系建设。高校档案查阅利用场所要大幅改善环境和条件,尽可能实现“一站式”服务和 “全天候”服务,最大限度地满足各类查档要求。要学会运用现代信息技术等手段,提高档案服务的层次和水平。要加强档案资源深度开发,通过推介相关档案信息、撰写资政报告、出版档案选编或编研成果、举办档案展览、制作电视节目、发布网络视频、发行音像制品等方式,不断提供高质量的档案信息产品,服务高校发展,挖掘档案价值,彰显工作活力,努力把“死档案”变成“活信息”、把“档案库”变成“思想库”,更好为学校决策、教学管理、科学研究、学生就业和各类考评提供档案支持,促进高校档案工作效益的最大化。
要大力加强高校档案安全保密体系建设。档案管理、档案开放、档案服务和档案安全保密要“四位一体”,统筹兼顾,并行不悖。要继续高度重视传统档案安全,持续加强档案馆库安全、档案库房安全、档案开放安全和档案实体安全。要大力强化新兴档案安全,不断完善档案信息安全、档案数据安全、档案载体安全、档案备份安全、档案信息上网安全和档案网络及其设备安全。新的时期,新兴档案安全与传统档案安全要两手抓、两手都要硬。在档案数字化过程中,要高度重视档案实体安全和档案信息安全。在档案数字化外包工作中,要严格执行“档案不出馆”的规定和保密安全方面的制度,加强过程监管和设备监管,绝不能不管不问、一包了之。档案高校档案安全保密体系建设要坚持问题导向,采取人防、物防、技防措施,实行“零风险”控制。
四、高校档案工作要牢固以人为本的思想观,重点加强学生档案的顶层设计,高度关注就业多元化背景下的学生“弃档”问题,着力构建服务一生、保障一生的学生档案工作体制机制
学生是学校教育的逻辑起点和动力源泉。高校因为学生而存在。高校的责任,既要为学生传道、授业、解惑,又要为学生毕业就业提供档案支撑。假如能够把学生看成是高校的“产品”,学生档案就是“学生产品”的说明书。工厂能为其产品提供服务一生、保障一生的说明书,高校能否为自己的“学生产品”提供服务一生、保障一生的“说明书”,值得认真思考和探索。
要重点加强学生档案的顶层设计。要学习三峡工程和南水北调中线工程移民档案分户建档的经验,着力构建学生“从入学投档到毕业分配”的全过程档案架构体系。要学习东湖学院对学生档案要素条分缕析的经验,总结分析过去学生档案工作中的经验教训,不断完善学生档案的组织规划、套数布局、资源整合和责任落实,从源头上确保建立适应学生毕业就业需要的整套档案。原则上,学生人事档案应当一式两套:学生毕业走一套,学校至少应当保留一套纸质副本或电子副本。
要高度关注就业多元化背景下的学生“弃档”问题。资料显示,高校毕业生“弃档”已成一大公害,影响学生一生。天津市人才服务中心人事代理专家介绍,有4类人容易成为“弃档族”: 第一类是高校毕业生,占比较大。第二类是自费出国留学及办理移民手续的人员;  第三类是在非公有制单位打工的人员;  第四类是跳槽者和异地求职人员。实际上,这4类人员中,都不乏高校毕业生的身影。高校在学生毕业前夕,应当对学生进行爱档护档知识教育。
要特别重视高校毕业生档案流转问题。据说现在对于高校毕业生就业率有一个考核机制,就是学生人事档案的流向。似乎学生人事档案离开了学校,就等于学生有了就业,并在相关政策上兑现。这就产生一个误导,就是学生一毕业,档案就必须离校。至于离到哪个地方,则不是主要问题。这就产生了危害:到中介机构或到用人单位?到用人单位,比较有保障;而到中介机构,就是另一番情景,后果难以预料。
高校如何建立服务一生、保障一生的学生档案工作体制机制是一个大课题,需要各方面共同研究,提出可行方案和措施。高校作为学生的培养者和尊敬的母校,应当首当其冲,做好工作。要学法国雷诺公司保存邓小平工卡档案和北京大学保存连战母亲赵坤兰女士学籍档案的精神,为高校毕业生提供持久可靠的档案支持和服务。
五、切实加大对于高校档案工作的支持保障力度
高校档案工作支持保障的主体首先是高校自身,同时包括相关档案行政管理部门和社会组织。
一要加强领导。高校党委和领导班子是高校档案工作的建设主体,同时也是责任主体和投资主体,要进一步加强对于高校档案工作的领导,创造各种有利条件,促进高校档案工作科学发展和创新发展。高校档案工作委员会是高校档案工作的直接主体,要充分发挥组织保障作用,当好坚强后盾。各高校要明确档案工作的分管领导,切实把档案工作纳入高校发展规划,列入年度工作计划,列入各部门、院系和直属单位年度工作目标考核内容。校领导要听取档案部门工作汇报,为档案工作顺利开展提供人力、财力、物力支持,推动档案事业与高校建设发展同步协调。
二要加大投入。高校档案工作是高校建设发展不可或缺的重要基础工作。档案工作的建设发展要与高校各项事业的建设发展要一视同仁,并高看一眼,加大投入支持力度。高校档案资源积累越多、服务越好,高校的文化底蕴就越深,管理工作就越先进,发展后劲也就越足。各高校要把档案事业的发展放在更加突出重要的位置,倾注更多的心血和汗水。
三要开展创建。高校档案工作有创建才有活力。湖北省档案局出台的《湖北省企事业单位档案工作规范管理考评办法》,是多年档案工作经验积累的结晶,是档案行政主管部门指导企事业单位档案工作的重要手段和平台,在全国是一个很好的坚持和创造,对于企事业单位档案工作发展提供了客观科学的评价标准,高校档案工作包含其中,起到了很好的推动促进作用。全省高校广泛开展创建工作,已有20多家达到AA级以上的规范管理等级。今年又有16所院校申请开展规范管理的达标升级及复查工作。这是一个好的态势,希望创建阵容不断发展壮大。
四要内强素质。高校档案工作人员的素质和精神状态决定其档案工作的发展活力和水平。特别是高校档案馆“一把手”的精神状态和管理能力,起着至关重要的作用。要大力加强高校档案工作领导班子建设,为高校档案事业发展提供强有力的组织保障。大力加强高校专(兼)档案队伍建设,强化在职学习和培训,完善知识结构和技能结构,提高工作能力和水平。要适应档案信息化和数字档案馆建设需要,大力培养选拔既懂档案、又懂信息化的高素质人才,为高校档案事业发展提供人才骨干支撑。
五要组织交流。高校档案工作协作组要积极组织业务交流,充分发挥桥梁纽带作用。今年高校协作组已有4个协作组召开了年会,开了好头。希望各档案工作协作组都要积极开展活动,组织交流,更好地完成各项工作任务,为推动湖北档案事业发展增砖添瓦,贡献智慧和力量。
六要搞好宣传。档案人是文化人,也是社会人。要善于运用文化和社会的方式,综合各种媒体的力量,搞好档案宣传,扩大档案的知晓度、美誉度和影响力,为档案事业发展营造良好的舆论环境和社会氛围,赢得广泛支持和配合。
总之,2014年是湖北高校档案工作的重要转型年。转型的重点是思想观念、工作理念、手段方式和信息化程度。面对新形势、新任务、新要求,高校档案工作者要敢于思考,勇于担当,走出新路,不负使命。要以认真学习和贯彻落实中办、国办《意见》的契机,大力开创我省高校档案工作新局面,为促进全省档案事业发展,服务湖北经济社会发展贡献才智,努力奋斗!

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