第一章   总 则

第一条 为了加强对教学档案的管理工作，充分发挥教学档案在教学管理、教学研究等各项工作中的作用，提高教学档案的质量和科学管理水平，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》等法律、法规，结合本校实际，特制订本实施细则。

第二条 教学档案是指本校在教学管理、教学实践和教学研究等活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等载体的文件材料。

第三条 教学档案是学校档案的主体、核心和重点，是衡量学校教学管理水平和教育质量的重要标志之一。

第四条 教学档案应实行集中统一管理，确保教学档案的完整、准确、系统和安全，有利于教学档案的开发和利用。

第五条 教学档案工作是教学管理的重要组成部分，学校和各职能部门应把教学档案工作纳入教学计划、规划；纳入教学管理制度；纳入各级管理人员的岗位责任，作为考核教学质量和管理水平的标准之一。下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步；检查教学工作与检查教学文件材料形成积累情况同步；评审、鉴定教学质量、教材、优秀教学成果与审查、验收档案材料同步；总结部门工作与总结部门档案工作同步。

第二章   岗位职责

第六条 学校各教学管理部门和教学业务部门必须有一名负责人分管教学档案工作，并配备与档案工作相适应的兼职档案员，统一管理本部门、本系统的教学文件材料，并按规定向档案馆移交。

第七条 各教学管理部门分管教学档案工作负责人的职责

1.制订和健全有关管理制度，把教学档案全面纳入教学管理之中，并监督各部门执行；

2.加强与档案馆联系，共同做好业务指导和监督检查工作，保证教学档案的质量；督促本部门工作人员会同档案馆制订各种教学文件表格；

3.对本部门管理干部和兼职档案员提出具体要求，听取他们关于档案工作的合理建议，帮助协调和解决档案工作方面的实际困难；

4.定期研究教学档案工作。

第八条 各部门兼职档案员的职责

1.做好本部门教学文件材料的形成积累工作；

2.负责收集（接收）所管辖部门的教学文件材料；

3.将收集、积累的教学文件材料按照《武昌首义学院教学档案归档范围和保管期限表》（见附件）等规定分类、立卷，并按归档要求和归档时间向档案馆移交。

第九条 档案馆教学档案管理人员的职责

1.根据国家和学校有关档案工作的政策和法规，制订本单位教学档案工作的各项管理制度；

2.对立卷单位的档案工作进行监督、指导，并协助兼职档案员做好立卷归档工作；

3.对接收进馆的教学档案进行分类、整理，编制各种检索工具，开展档案文件汇编及档案信息的二、三次加工工作，为学校各项工作服务；

4.做好档案的保管、利用和统计工作；

5.执行党和国家关于保密的规定，维护涉密档案的安全；

6.对立卷单位的兼职档案人员进行业务培训。

第三章   归档范围

第十条 归档范围

1.教务处的归档范围按“武昌首义学院教学档案归档范围和保管期限表”（见附件）中的“JX11综合”、“JX12学科建设”、“JX14学籍管理”、“JX15教学”、“JX16学位”、 “JX17毕业生”、“JX18教材”的归档范围归档；“JX15教学”中“各专业课程试题库”的归档由教务处对各教学单位的归档工作进行业务指导，并不定期对归档的试题库进行抽查，检查是否齐全、完整、准确，试题库由各教学单位向档案馆移交电子版。

2.学科专业建设办公室、设备处的归档范围按“武昌首义学院教学档案归档范围和保管期限表”（见附件）中的“JX12学科建设”的归档范围归档；

3.学生工作处（部）的归档范围按“武昌首义学院教学档案归档范围和保管期限表”（见附件）中的“JX11综合”、“JX14学籍管理”的归档范围归档；

4.招生与就业指导处的归档范围按“武昌首义学院教学档案归档范围和保管期限表”（见附件）中的“JX13”、“JX17毕业生”的归档范围归档；

5.体育教研室的归档范围按“武昌首义学院档案归档范围和保管期限表”（见附件）中的“JX11综合”的归档范围归档。

第四章   归档要求

第十一条 归档要求

1.在立卷时，凡是有涉及全校或全局工作的档案材料，均应单独组卷。

2.学生成绩总册以学院为单位归档，以班为单位立卷，归纸质成绩总册一份（打印必须清晰，并加盖学生成绩专用章）。

3.学生成绩总册应附有目录，有学生的照片；成绩总册中的课程要写全称，不能写简称；纸质成绩总册应使用A3纸，在左侧应留25mm宽的装订线。归档时，分别将每个人的成绩单对折，有照片的一面朝上，右上角编页号，每个人一个号。

4.本校学生辅修成绩，应由辅修教学单位将成绩送到主修教学单位，由主修教学单位将辅修成绩并入该学生的主修成绩一起归档；本校学生取得第二学位成绩的归档的方式同前所述。

5.归档的教材目录中应有教材名称、作者姓名、出版社、印刷版次等项目；

6.归档材料的字迹必须符合存档要求。应使用蓝黑、黑色墨水，或不易褪色的书写材料书写。不能使用铅笔、彩笔、圆珠笔等其他易褪色的书写材料书写。教学档案的其他案卷质量应符合《武昌首义学院档案案卷质量要求》（院档〔2016〕6号）；

7.移交档案时，应填写移交目录。移交目录应一式两份，双方各执一份。

第十二条 对归档材料不符合规定的，档案馆有权拒绝接收，并要求其限期改正后移交。

第五章   档案的管理与检查

第十三条 学位论文的管理

1.硕士学位论文、省级优秀学士学位论文由档案馆管理；

2.其他毕业生学位论文由各教学单位管理。

第十四条 档案的补充与修改

⒈各教学单位、各职部门能将收集到的教学文件材料经整理后向档案馆补充归档时，档案馆应及时将补充材料插入卷内的相应位置，并在案卷目录、卷内目录上补充填写，在备考表上予以说明。

⒉凡已归档的文件材料需要修改时，必须经所在部门负责人批准，未经批准，不得修改任何文件材料。

第六章   归档时间

第十五条 教学档案应在次年4月底前归档。

第七章   档案销毁

第十六条 教学档案的销毁按《武昌首义学院档案管理办法》（院档〔2016〕1号）第六章“鉴定与销毁”办理。

第八章   附 则

第十七条 各教学管理部门指本校教务处、体育教研室、学生工作处（部）、招生与就业指导处、学科专业建设办公室、设备处。

第十八条 “JX11体育”包括教职工体育工作。

第十九条 本实施细则由档案馆负责解释。

第二十条 本实施细则自公布之日起施行。原《华中科技大学武昌分校教学档案管理实施细则》（校档〔2013〕3号）同时废止。

附件：武昌首义学院教学档案归档范围和保管期限表

武昌首义学院

2017年2月21日