第一章   总 则

第一条   为了加强对财会档案的管理，有效保护和利用财会档案，更好地为学校和社会主义市场经济服务，根据《中华人民共和国档案法》、《会计档案管理办法》、《高等学校档案管理办法》的规定，结合本校实际，特制定本实施细则。

第二条   财会档案是指本校在财务管理和会计活动中直接形成的，记录和反映经济业务事项的，具有保存价值的文字材料、凭证、账簿、报表等会计核算专业材料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计文件。

第三条   财会档案必须实行集中统一管理，以确保其完整、准确、系统和安全，有利于财会档案的开发利用。

第四条   财会档案是记录和反映学校经济业务的重要史料和证据，是高校全部档案的重要组成部分。

第五条   财会档案应纳入财务处的管理制度；纳入财会工作计划；纳入财务处工作人员的职责范围。财务处在布置、检查、总结、验收财会工作的同时，要布置、检查、总结、验收财会档案工作。

第二章   体制和责任

第六条   档案馆的职责，按《武昌首义学院档案管理办法》（院档[2016]1号）中第八条执行。

第七条   财务处应有一名负责人分管财会档案工作，并视情况配备与财会档案工作相适应的兼职档案员（出纳人员不得兼管财会档案），负责本部门财会文件材料的收集、整理和移交工作。

第八条   财务处分管档案工作负责人的职责：

（一）贯彻执行国家关于档案工作的法律、法规和规定，制订和健全有关管理制度，确保财会档案工作纳入财会工作计划、管理制度和财会人员职责范围之中，并监督财会人员执行；

（二）听取财会档案工作人员关于财会档案工作的合理建议，帮助解决财会档案工作方面的实际困难；

（三）对财会人员提出要求，定期检查，做到各类会计核算材料的形成、积累、归档工作与财会工作进展同步。

第九条   财务处兼职档案员的职责：

（一）在部门分管负责人的领导下，协助各会计承办人员做好平时各类会计核算材料的形成、积累工作；

（二）检查已收集、积累的材料是否齐全、完整、系统、准确，然后按要求进行整理、组卷；

（三）做好暂时保存在本部门的档案的分类、编目、登记保管、利用等工作；

（四）接受档案馆的业务指导、监督和检查，并做好档案馆交办的有关档案工作的任务。

第十条   会计人员的职责：

（一）按规定做好平时会计核算材料的形成、积累工作；

（二）整理本人承办的会计档案材料，并进行组卷；

（三）主动配合相关材料的合并组卷事宜。

第三章   财会档案材料的形成和归档要求

第十一条   学校财会部门及校内在专业银行开户的单位以及有经济实体的单位，均为一个立卷部门，分别归口立卷、归档。

第十二条   各财会文件材料形成部门应当按照归档要求，负责将积累的文件材料整理立卷，装订成册；编制财会档案保管清册。

第十三条   财会档案按照会计年度时间和保管期限进行组卷，不同年度的会计核算材料不能放在一起立卷；保管期限按永久、定期组卷，既有永久，又有定期的相关联的材料，就高不就低，组入永久卷。

第十四条   各种记账凭证按时间顺序整理，组成一卷或多卷，每卷不超过200页，厚度2cm为宜。

第十五条   案卷封面应逐项按规定用钢笔或毛笔书写，字迹工整、清晰；标题要简明，能确切反映卷内材料内容，包括责任者、内容和文件材料名称。

第十六条   编写页码。每卷页号均从1开始，页号位置应在有书写文字的页面上，非装订线一侧的上角。

第十七条   备考表记载案卷内材料的缺损、修复、补充、移出、损毁等需要说明的情况。

第十八条   卷内文件材料要去掉金属物；对破损的材料要修复；字迹模糊、扩散的应复制，并与原件一并立卷。

第十九条   案卷采用三孔一线的方法，用粗线装订成册。卷内材料应以左、下方对齐，在左侧装订；若装订线处有文字，须进行贴边处理。

第二十条   财会档案的其它案卷质量应符合《武昌首义学院档案案卷质量要求》（院档[2016]6号）。

第二十一条   满足下列条件的单位内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存，形成电子会计档案：

1、形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输；

2、使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序；

3、使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系；

4、采取有效措施，防止电子会计档案被篡改；

5、建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响；

6、形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。

7、满足以上1—6的条件，单位从外部接收的电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名的，可仅以电子形式归档保存，形成电子会计档案。

第二十二条   单位可以利用计算机、网络通信等信息技术手段管理档案。对未满足第二十一条的单位，应保存打印出的纸质财会档案，同时保存电子财会档案。

第四章   档案的管理与检查

第二十三条   当年形成的财会档案见附件“武昌首义学院财会档案归档范围和保管期限表”，表中“CK14  会计凭证”在会计年度终了后，可暂由财务处保管三年，期满之后，由财务处编制移交清册，向档案馆移交，并办理移交手续。

第二十四条   财务处移交档案时，交接双方必须当面验收归档材料是否完整、系统、准确；卷内材料排列、编号、书写是否符合要求。凡不符合要求者，档案馆有权拒绝接收，并要求限期改正后归档。

第二十五条   电子会计档案移交时，应当与其元数据一并移交，且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定。特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。

档案馆应当对保存电子会计档案的载体及其技术环境进行检验，确保所接收电子会计档案的准确、完整、可用和安全。符合要求的才能接收。

第二十六条   档案馆接收保管的财会档案，原则上应保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案馆应当会同财会部门经办人员共同拆封整理，以分清责任。

第二十七条   档案馆和财务处保存的会计档案不得借出，如有特殊需要，经本部门负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理查阅手续。查阅或者复制会计档案人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。

第二十八条   对违反财会档案管理制度的，档案馆有权进行检查纠正；情节严重的，将报告分管校领导，进行相应处理。

第五章   归档范围和归档时间

第二十九条   附件中除“CK14  会计凭证”的档案，应在次年4月底前向档案馆归档；附件中“CK14  会计凭证”在会计年度终了后，由财务处保管三年，期满后的次年6月底前向档案馆归档。

第六章   鉴定和销毁

第三十条   财会档案的保管期限分为永久、长期和定期三类。定期保管期限分为10年、30年。

   财会档案的保管期限从会计年度终了后的第一天算起。

第三十一条   对于保管期满，但未结清的债权、债务及涉及其他未了事项的原始凭证不得销毁，应当单独抽出立卷，电子会计档案单独转存，由档案部门保管到未了事项完结时为止。

单独抽出立卷或转存的会计档案，应当在会计档案鉴定意见书、会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

第三十二条   保管期满的财会档案，除本实施细则第二十九条规定的情形外，按照以下程序销毁：

（一）学校成立财会档案工作领导小组，领导小组由档案馆、财务处、审计处、纪检检察等部门组成。领导小组提出销毁意见，编制财会档案销毁清册，列明拟销毁财会档案的名称、档号、册数、起止年度和应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容；

（二）对已无保存价值的财会档案造具清册，经分管校领导批准后，由档案馆和财务处各派一人监销；

（三）监销人在销毁财会档案前，应当按照财会档案销毁清册所列内容认真清点，核对无误后，监销人应当在财会档案销毁清册上签名盖章，方可进行销毁；

（四）销毁清册一式两份，一份经分管校领导审查批准后归档，一份留财会部门备查。

第三十三条   电子会计档案的销毁还应当符合国家有关电子档案的规定，并有档案馆、财务处和信息技术中心共同派员监销。

第七章   附 则

第三十四条   保管期限的衔接。在《武昌首义学院财会档案管理实施细则》下发前划定的保管期限均按《武昌首义学院财会档案管理实施细则》重新划定保管期限。

第三十五条   本实施细则由档案馆负责解释。

第三十六条   本实施细则自公布之日起施行。《华中科技大学武昌分校财会档案管理实施细则》（校档[2013]5号）同时废止。

附件：武昌首义学院财会档案归档范围和保管期限表

武昌首义学院

2016年12月22日