第一章   总 则

第一条 为了加强对教学档案的管理工作，充分发挥教学档案在教学管理、教学研究等各项工作中的作用，提高教学档案的质量和科学管理水平，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》等法律、法规，结合本校实际，特制定本实施细则。

第二条 教学档案是指本校在教学管理、教学实践和教学研究等活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等载体的文件材料。

第三条 教学档案是学校档案的主体、核心和重点。是衡量学校教学管理水平和教育质量的重要标志之一。

第四条 教学档案应实行集中统一管理，确保教学档案的完整、准确、系统和安全，有利于教学档案的开发和利用。

第五条 教学档案工作是教学管理的重要组成部分，学校和各职能部门应把教学档案工作纳入教学计划、规划；纳入教学管理制度；纳入各级管理人员的岗位责任，作为考核教学质量和管理水平的标准之一。下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步；检查教学工作与检查教学文件材料形成积累情况同步；评审、鉴定教学质量、教材、优秀教学成果与审查、验收档案材料同步；总结部门工作与总结部门档案工作同步。

第二章   岗位职责

第六条 学校各教学管理部门和教学业务部门必须有一名负责人分管教学档案工作，并配备与档案工作相适应的兼职档案员，统一管理本部门、本系统的教学文件材料，并按规定向档案馆移交。

第七条 各教学管理部门分管教学档案工作负责人的职责

⒈制订和健全有关管理制度，把教学档案全面纳入教学管理之中，并监督各部门执行；

⒉加强与档案馆联系，共同做好业务指导和监督检查工作，保证教学档案的质量；督促本部门工作人员会同档案馆制定各种教学文件表格；

⒊对本部门管理干部和兼职档案员提出具体要求，听取他们关于档案工作的合理建议，帮助协调和解决档案工作方面的实际困难；

⒋定期研究教学档案工作。

第八条 各部门兼职档案员的职责

⒈做好本部门教学文件材料的形成积累工作；

⒉负责收集（接收）所管辖部门的教学文件材料；

⒊将收集、积累的教学文件材料按照《华中科技大学武昌分校教学档案归档范围和保管期限表》等规定分类、立卷，并按归档要求和归档时间向档案馆移交。

第九条 档案馆教学档案管理人员的职责

⒈根据国家和学校有关档案工作的政策和法规，制定本单位教学档案工作的各项管理制度；

⒉对立卷单位的档案工作进行监督、指导，并协助兼职档案员做好立卷归档工作；

⒊对接收进馆的教学档案进行分类、整理、编制各种检索工具，开展档案文件汇编及档案信息的二、三次加工工作，为学校各项工作服务；

⒋做好档案的保管、利用和统计工作；

⒌执行党和国家关于保密的规定，维护涉密档案的安全；

⒍对立卷单位的兼职档案人员进行业务培训。

第三章   归档范围

第十条 归档范围

⒈教务处的归档范围按“华中科技大学武昌分校教学档案归档范围和保管期限表”（见附件）中的“JX11综合”、“JX12学科建设”、“JX14学籍管理”、“JX15教学”、“JX16学位”、“JX18教材”的归档范围归档；

⒉学科专业建设办公室、设备处的归档范围按“华中科技大学武昌分校教学档案归档范围和保管期限表”（见附件）中的“JX12学科建设”的归档范围归档；

⒊学生工作处（部）的归档范围按“华中科技大学武昌分校教学档案归档范围和保管期限表”（见附件）中的“JX14学籍管理”的归档范围归档；

⒋招生与就业指导处的归档范围按“华中科技大学武昌分校教学档案归档范围和保管期限表”（见附件）中的“JX13”、“JX17毕业生”的归档范围归档；

⒌体育教研室的归档范围按“华中科技大学武昌分校教学档案归档范围和保管期限表”（见附件）中的“JX11综合”的归档范围归档。

第四章   归档要求

第十一条 归档要求

⒈在立卷时，凡是有涉及全校或全局工作的档案材料，均应单独组卷。

⒉学生成绩总册以院、系为单位归档，以班为单位立卷，归纸质成绩总册一份（打印必须清晰，并加盖学生成绩专用章）。

⒊学生成绩总册应附有目录，有学生的照片；成绩总册中的课程要写全称，不能省略；纸质成绩总册应使用A3纸，在左侧应留25mm宽的装订线。归档时，分别将每个人的成绩单对折，有照片的一面朝上，右上角编页号，每个人一个号。

⒋本校学生辅修成绩，应由辅修院、系将成绩送到主修院、系，由主修院、系将辅修成绩并入该学生的主修成绩一起归档；本校学生取得第二学位成绩的归档的方式同前所述。

⒌归档的教材目录中应有教材名称、作者姓名、出版社、印刷版次等项目；

⒍归档材料的字迹必须符合存档要求。应使用蓝黑、黑色墨水，或不易褪色的书写材料书写。不能使用铅笔、彩笔、圆珠笔等其它易褪色的书写材料书写。教学档案的其它案卷质量应符合《华中科技大学武昌分校档案案卷质量要求》；

⒎移交档案时，应填写移交目录。移交目录应一式两份，双方各执一份。

第十二条 对归档材料不符合规定的，档案馆拒绝接收，并限期改正后移交。

第五章   档案的管理与检查

第十三条 学位论文的管理

⒈省级优秀学士学位论文由档案馆管理；

⒉其它毕业生学位论文由各院、系管理。

第十四条 档案的补充与修改

⒈各院、系、处将收集到的教学文件材料经整理后向档案馆补充归档时，档案馆应及时将补充材料插入卷内的相应位置，并在案卷目录、卷内目录上补充填写，在备考表上予以说明。

⒉凡已归档的文件材料需要修改时，必须经所在部门主管领导批准，未经批准，不得修改任何文件材料。

第六章   归档时间

第十五条 教学档案应在次年4月底前归档。

第七章 档案销毁

第十六条 教学档案的销毁按《华中科技大学武昌分校档案管理办法》中第六章“鉴定与销毁”办理。

第八章   附 则

第十七条 各教学管理部门指本校教务处、体育教研室、学生工作处（部）、招生与就业指导处、学科专业建设办公室、设备处。

第十八条“JX11体育”包括教职工中的体育工作。

第十九条 本实施细则由档案馆负责解释。

第二十条 本实施细则自公布之日起施行。

 

华中科技大学武昌分校

                                                       2013年1月25日

 

 

 

附件：

华中科技大学武昌分校教学档案归档范围和保管期限表

JX11   综合

序号                类   目   名   称              保管期限

1    上级下达有关教学工作的文件材料

1.1  针对本校并要执行的                                 永久

1.2  需要长期执行的                                     长期

2    上级召开有关教学工作会议的文件材料

2.1  本校的重要发言、交流材料                           永久

2.2  需要长期执行的                                     长期

3    本校各类教学会议记录及召开重要会议记录、文

件材料                                                   长期

4    本校各类教学管理部门工作计划、总结、报告、

     调研材料等                                         长期

5    本校教学改革（含立项、资助、成果奖）培养目

标、培养规格、学制方面的指示、规定、办法                 永久

6    本校教师担任教学评估专家的名单、登记表等材

料                                                       长期

7    本校教学检查、评估及优秀教学质量评奖材料           长期

8    本校教育事业发展规划、实施计划、上级批

复，有关教学的规章制度                                   永久

9    本校联合办学的材料                                 长期

10   本校教学大事记                                     永久

11   本校各教学管理部门统计表

11.1 年度和年底以上的                                   永久

11.2 其它的                                             长期

12   本校教学顾问委员会形成的材料                       长期

13   本校教学管理部门编印的简报                         长期

14  上级有关体育工作的文件材料                          长期

15  本校体育工作计划、总结、报告                        长期

16  本校举行运动会材料（含开幕词、闭幕词、活动安排、

    秩序册、成绩册等）                                  长期

17  本校教职工、学生参加全国、省、市各种比赛的获奖

    名单、名次、成绩等材料                              永久

JX12   学科建设

序号                类   目   名   称              保管期限

1    上级有关学科、专业设置及实验室建设

等方面的文件材料                                         长期

2    本校学科、专业、实验室论证、评估、申报、审批材料   永久

3    本校重点学科、专业、实验室建设材料                 永久

4    本校学科、专业、实验室建设计划、简报总结材料       长期

5    本校专业设置、调整、改名的报告、批复               永久

6    本校学科、专业、实验室建设统计报表                 永久

JX13   招生

序号                类   目   名   称              保管期限

1    上级有关招生工作的文件材料                         长期

2    上级下达的招生计划及本校招生来源计划               长期

3    本校新生录取材料及新生录取名册等                   长期

4    本校招生简章、专业介绍及招生宣传材料               短期

JX14   学籍管理

序号                类   目   名   称              保管期限

1    本校学生入学登记表                                 永久

1    本校学生成绩总册（含与外校联合办学）               永久

2    本校在校学生名册、学生姓氏索引                     永久

3    本校学生学籍变更材料（留级、休学、复学、

转学、退学）                                             长期

4    本校学生奖励材料

4.1  省级以上的                                         永久

4.2  市级和校级的                                       长期

5    本校学生违纪处分及撤消处分的决定、报告

及有关材料                                               长期

6    本校学生奖学金、助学金、贷款等材料                 长期

JX15   课堂教学与教学实践

序号                类   目   名   称              保管期限

1    本校各专业教学计划、方案、教学大纲                 永久

2    本校各类课程建设及安排、校历、课表等               长期

3    本校各专业课程试题库                               长期

4    本校教师典型教案，教学经验交流会等文件材料         长期

5    本校评选优秀课程与优良课程中形成的文件材料         长期

JX16   学位

序号                类   目   名   称              保管期限

1    上级有关学位工作的文件材料                         长期

2    本校学位委员会会议记录、决定等材料                 长期

3    本校学位评定条例、办法及计划、总结                 长期

4    本校校、院（系）学位评定委员会名单、调整名

单、报告及批复                                           长期

5    本校学位授权申请报告及审批材料                     永久

6    本校学位委员会授予学位清册                         永久

7    本校获省级优秀学士学位论文                         永久

JX17   毕业生

序号                类   目   名   称              保管期限

1    上级有关毕业分配的文件材料                         长期

2    本校毕业生工作计划、总结、报告等材料               长期

3    本校毕业生登记表                                   永久

4    本校毕业生就业计划、方案及毕业生派遣、改派名册     永久

5    本校优秀毕业生的名单和事迹材料                     长期

6    本校取消毕业生分配资格的报告、批复等有

关材料                                                   长期

7    本校毕业生领取毕业证、学位证验印名册               永久

8    本校毕业生领取报到证名册及报到证存根               长期

9    本校毕业生因各种原因补发文凭的名单及材料           永久

10   本校毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料               长期

JX18   教材

序号                类   目   名   称              保管期限

1    本校教师自编、主编教材和获奖教材                   长期

2    本校各院（系）各专业使用教材目录                   长期