第一章    总  则

第一条    为了加强党群、行政档案（以下简称“党、政档案”）工作的业务建设，逐步实现党政档案工作的规范化、科学化管理，有效地为学校的各项工作和社会服务，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》等法律、法规，结合本校实际，特制定本实施细则。
第二条    党、政档案是指本校（含各职能部门和个人）在党群、行政管理活动中直接形成的、具有保存价值的各种文字、图表、声像等历史记录。
第三条    党、政档案必须实行集中统一管理，确保党政档案的完整、准确、系统和安全，有利于党、政档案的开发和利用。
第四条    党、政文件材料的归档工作应纳入学校机关各处、部，各院、系、部、基地，各直属单位的工作计划；纳入各职能部门的管理制度；纳入管理人员的职责范围。各职能部门在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，要布置、检查、总结、验收党、政档案工作。
第五条    党、政文件材料必须严格实行文书处理部门立卷归档制度。
第六条    学校各处、部，各院、系、部、基地，各直属单位均为立卷单位，各立卷单位必须有一名负责人分工主管本单位的档案工作，并配备与档案工作相适当的兼职档案人员做好本单位文件材料的收集、积累、整理和归档工作。

第二章    岗位责任

第七条    各立卷单位分管档案工作领导的职责
见《华中科技大学武昌分校档案管理办法》中第十条。
第八条    各立卷单位兼职档案员的职责
⒈平时做好文件材料的归类。根据本部门不同种类文件材料形成的特征,制定出案卷类目,合理分类存放,便于利用和立卷归档;
⒉负责本单位文件材料的形成、收集、积累、保管和整理立卷归档工作，保证归档文件材料的齐全、完整、准确、系统；
⒊主动接受档案馆的业务指导、监督和检查，按规定的时间和要求向档案馆移交档案；
⒋积极参加业务学习，不断提高档案工作水平；
⒌注意文件材料的安全和保密。
    第九条    党、政部门工作人员（含部门领导）的职责
⒈做好平时文件材料的形成、积累工作；
⒉每位工作人员都必须把自己所承担工作中形成的文件材料按归档要求整理组卷后，向本单位兼职档案员移交，任何部门和个人都不得据为己有。
第十条    档案馆党、政档案管理人员的职责
⒈根据国家和学校有关档案工作的政策和法规，制定本单位党、政档案工作的各项管理制度；
⒉对立卷单位的档案工作进行监督、指导，并协助兼职档案员做好立卷归档工作；
⒊对接收进馆的党、政档案进行分类、整理、编制各种检索工具，开展档案文件汇编及档案信息的二、三次加工工作，为学校各项工作服务；
⒋做好档案的保管、利用和统计工作；
⒌执行党和国家关于保密的规定，维护涉密档案的安全；
⒍对立卷单位的兼职档案人员进行业务培训。

第三章    立卷要求和立卷分工

第十一条    各立卷单位应根据本单位新一年的工作目标和历年文件材料形成的规律,参照“华中科技大学武昌分校党群档案归档范围和保管期限表”（见附件一）、“华中科技大学武昌分校行政档案归档范围和保管期限表”（见附件二）中的相关类目的归档范围、保管期限，预计新一年可能产生的材料内容，编制出本单位的归档范围、案卷类目和保管期限。
第十二条    各立卷单位的兼职档案员在平时应严格按文书处理制度，做好本单位文件材料的收集、积累工作，并根据预计的案卷类目分别归卷。
第十三条    各院、系、部、基地的归档范围参见“附件二”中的“XZ17”。
第十四条    立卷分工
⒈中共中央、国务院，省（市）党委、人民政府，教育部以及国务院有关部、委下达的文、电材料，属综合性的，由学校办公室立卷归档；属专业性的或具体业务性的，由承办单位立卷归档。
⒉以党委名义的发文，字号是校党、校党字的文件由党委办公室立卷归档；以学校名义的发文，字号是校发、校办、校函的文件由学校办公室立卷归档；各部门以学校名义发文或以部门名义发文，由各部门立卷归档。学校或部门的发文均应保存三份。
⒊党委和学校召开代表大会、全委会、常委会及扩大会、校务会议等其它会议所形成的文件材料，分别由党委办公室和学校办公室立卷归档；各职能部门以党委和学校名义召开的全校性专门会议、干部会议所形成的文件材料，由主办单位立卷归档。
⒋校内各单位向党委、学校的请示报告的原稿、正文以及相应的批复、批转的原件，由报文单位立卷归档。
⒌两个以上单位共同办理的文件，由主办单位立卷归档。
⒍学校成立的临时机构，该临时机构应确定兼职档案员，并报档案馆备案。若临时机构挂靠于某职能部门，该临时机构未向档案馆报兼职档案员，则由被挂靠部门的兼职档案员根据临时机构的职能，参照本实施细则中附件一或附件二，负责该临时机构工作中形成的文件材料的收集、积累、整理、立卷工作，并按归档时间向档案馆归档。
⒎学校撤消机构时，撤消机构所形成的材料，应于机构撤消前做好整理、立卷工作，移交档案馆保存，任何人不得带入其他单位或擅自销毁。
⒏重要的人民来信来访材料，由学校接待部门立卷归档。
    ⒐学校办公室应将每年在校园网上发布的文件材料制作成光盘，并随同纸质文件材料一起归档。

第四章    归档要求和归档时间

第十五条    对统计表的归档要求
⒈各立卷单位以统计表形式上报上级机关的材料，本校归档存原件，上报的统计报表用复印件加盖公章后上报。
⒉各立卷单位用磁盘、光盘等形式上报的各类报表，必须打印一份完整的报表，加盖公章后归档。
    ⒊各立卷单位自制的各类统计表，统计项目应保持相对稳定，便于以后进行统计分析。
第十六条    凡以学校的名义发文或部门的名义发文，都必须加盖发文单位的公章。
第十七条    凡需归档的传真件，在接到传真件后，立即复印一份，复印件与传真件同时归档。
第十八条    对于上级没有纸质文件材料的来文，仅有网上发布的文件材料，需要立卷归档的，应下载后注明文件材料的出处，下载的时间，并加盖公章，立卷归档。下载时，应使用A4纸，并留有装订线。
第十九条    各立卷单位的归档案卷应符合《华中科技大学武昌分校档案案卷质量要求》。
第二十条    归档时间
各立卷单位应在次年四月底前向档案馆移交。

第五章    档案销毁

第二十一条    党、政档案的销毁按《华中科技大学武昌分校档案管理办法》中第六章“鉴定与销毁”办理。

第六章    附  则

第二十二条    本实施细则由档案馆负责解释。
第二十三条    本实施细则自公布之日起施行。

 

华中科技大学武昌分校
                                 2013年2月25日

 

 

 

 

 

 

 

 

 

附件一：
华中科技大学武昌分校党群档案归档范围和保管期限表

DQ11    党务综合
序号                 类    目    名    称               保管期限
1    上级党组织有关党的建设的文件材料                  
1.1  针对本校并要执行的、重要的                           永久
1.2  需要执行的                                           长期
2    本校党代会的文件材料                                 永久
2.1  请示、批复、通知、名单（包括大会主席团、秘书长
和代表、列席代表名单）、议程、报告、领导讲话稿、
大会发言稿、总结；会议通过的文件、决议；候选人
登记表和情况介绍；大会选举办法及选举结果和上级
批复；重要的照片、录音、录像等材料                   永久
2.2  提案及办理情况；贺信、贺电、讨论未通过的文件         长期
2.3  小组会议记录、参考文件、会议服务机构、名单、计
划、总结、工作证、代表证、列席证、选票式样等         短期
3    本校常委会、常委扩大会、党委会、书记校长碰头会、
党总支书记会、党委中心学习小组会议的记录、纪要、
决议及会议讨论的文件                                 永久
4    本校党委召开的各种工作会议、党员干部大会、党员
大会等全校性大会的讲话稿、报告提纲等文件材料         永久
5    党委负责同志在校内的重要讲话稿和参加上级召开会
议的发言稿                                           永久
6    本校党委、上级党委调查、检查本校工作形成的文件
材料                                                 永久
7    本校党委工作计划、规划、报告（包括调查报告）、
总结（包括经验总结）                                    
7.1  年度及年度以上的                                     永久
7.2  季度的                                         长期或永久
7.3  月份的                                         短期或长期
8    本校党委发布的决定、办法、指示、批转、通报和通
知等文件材料
8.1  方针政策性的、重要业务问题的                         永久
8.2  一般业务问题的                                       长期
9    本校党委的请示与上级的批复，校党委与有关机关联
系、协商工作的来往文件
9.1  方针政策性的、重要的                                永久
9.2  一般的                                              长期
10   本校党委领导人与上级领导人有关本校工作来往的信
函及向报、刊社撰写发表的稿件
10.1 重要的                                              永久
10.2 一般的                                              长期
11   本校党委工作简报                                    永久
12   本校党委大事记                                      永久
13   本校党委系统各种统计材料、基层报表
13.1 年度和年度以上的                                    永久
13.2 季度的                                        长期或永久
13.3 月份的                                        短期或长期
14   本校保密、秘书工作的有关文件                        长期
15   人民来信、来访的文件材料
15.1 有省以上领导人重要批示和处理结果的                  永久
15.2 有上级机关和本校领导重要批示和处理结果的            长期
15.3 有处理结果的                                        短期

DQ12    纪检、监察
序号                 类    目    名    称               保管期限
1    上级关于纪检、监察工作的文件材料
1.1   针对本校并要执行的                                  永久
1.2   需要执行的                                          长期
2    本校纪检、监察工作方面的规定、制度                  长期
3    本校纪检、监察工作计划、总结、报告、请示与批
复，调查材料及统计报表等文件材料                    永久
4     本校纪委会议记录                                    长期
5     本校党员、干部违纪处分、处理、申诉、复查、撤
消处分等材料                                  长期或永久
6     群众来信来访及处理意见                              短期
7     纪检、监察工作中形成的其它有保存价值 文件材料       长期

DQ13    组织
序号                 类    目    名    称               保管期限
1    上级关于组织工作的文件材料
1.1  针对本校并要执行的                                   永久
1.2  需要执行的                                           长期
2    本校组织工作计划、总结、报告、请示与批复、决定、
调查材料、情况汇报等材料                             永久
3    本校组织机构设置、变动的报告及决定批复等材料         永久
4    本校副处级以上干部任免、调动、报告、批复、决定等
文件材料（包括上级批准的，要附任免呈报表）           永久
5    本校副处级以上干部名单                               永久
6    本校组织部制定的规章制度                             长期
7    本校组织部召开会议的记录                             长期
8    本校党总支、党支部改选报告、审批材料                 长期
9    本校关于吸收新党员、党员转正或取消预备期、党员退
党的文件材料                                         长期
10   本校党委、各党总支、党支部委员名册                   长期
11   本校党员名册                                         长期
12   本校发展新党员、预备党员转正名册                     长期
13   本校党员和党组织统计年报表                           永久
14   本校先进党支部、优秀党员、优秀党务工作者名单和材料 
14.1  省级以上的                                           永久
14.2 市级和本校的                                         长期
15   本校出席全国、省、市党代会名单、登记表、审批材
料及大会发言稿等材料                                 永久
16   本校党组织关系转入介绍信和转出介绍信存根             长期
17   本校关于党员干部、党员教育计划、总结及文件材料       长期
18   本校党校工作计划、教学计划安排、总结、学员名册等材料 长期

DQ14    宣传
序号                 类    目    名    称               保管期限
1    上级关于宣传工作的文件材料                           长期
2    本校宣传工作计划、决定、报告、通知和总结等材料       永久
3    本校教职工政治思想工作动态及调查报告                 长期
4    本校理论学习的决定、通知、计划、总结等材料           长期
5    反映本校工作活动的剪报、画册及各种图表               永久
6    本校宣传部拍摄的照片、底片；录制的录音带、录像
带、光盘等载体的宣传材料                             永久
7    本校校报（归入出版档案）                             永久

DQ15    统战
序号                 类    目    名    称               保管期限
1    上级关于统战工作的文件材料                           长期
2    本校统战工作计划、决定、报告、通告、总结等材料       永久
3    本校出席各级人大代表、政协委员名单、登记表、
审批材料及大会发言稿等材料                           永久
4   本校知名人士小传、统战工作情况调查、典型材料、
统战报表                                             永久
5    本校各民主党派成员和负责人名册及有关材料             长期
6    本校统战工作重要会议记录                             长期
7    本校侨联负责人名单；归侨、侨眷、侨属名单；少
数民族教职工名单及                                   长期
8    港、澳、台和侨务工作材料                             长期

DQ16    工会
序号                 类    目    名    称               保管期限
1    上级关于工会、妇女工作的文件材料                     长期
2    本校工会组织机构情况、工作计划、报告、决定、请
示与批复、总结等材料                                 永久
3    本校教职工代表大会的文件材料
3.1  请示与批复、通知、名单、议程、报告、领导人讲话、
选举结果、大会发言稿等文件材料                       永久
3.2 贺信、贺电、提案及办理情况、代表证、列席代表证、
选票式样等                                           长期
4    本校工会先进集体、先进个人的名单和材料
4.1  省级以上的                                           永久
4.2  市级和本校的                                         长期
5    本校教职工出席全国、省、市、区代表大会名单、登
记表、审批材料及大会发言材料                         永久
6    本校基层工会干部名册、工会会员名册                   长期
7    本校工会的各种统计报表                               永久
8    本校工会委员会会议记录                               长期
9    本校妇女工作材料                                     长期

DQ17    共青团
序号                 类    目    名    称               保管期限
1    上级关于共青团工作的文件材料                         长期
2    本校团委工作计划、报告、总结、请示与批复、规章
制度等文件材料                                       永久
3    本校团代会的文件材料
3.1  请示与批复、通知、名单、工作报告、决议、选举
结果、大会发言和大会通过的文件材料                   永久
3.2 贺信、贺电、提案及办理情况、代表证、列席代表
证、选票式样等                                       短期
4    本校学代会的文件材料
4.1  请示与批复、通知、名单、工作报告、决议、选举结
果、领导讲话、大会发言和大会通过的文件材料           永久
4.2  贺信、贺电、代表证、列席代表证、选票式样等           短期
5    本校出席全国、省、市团代会、学联代表大会代表的
名单、登记表及大会发言材料                           永久
6    本校先进团支部、优秀团员的名单和材料
6.1  省级以上的                                           永久
6.2  市级和本校的                                         长期
7    本校团员违纪处分、处理、申诉、复查、撤消处分等
材料                                             永久或长期
8    本校发展团员名册、超龄离团人员名册                   长期
9    本校团干部任免通知及批复                             长期
10   本校团干部名册                                       长期
11   本校团员名册                                         长期
12   本校团组织、专职团干统计年报                         永久
13   本校团委会议记录                                     长期
14   本校团委专题调查报告、经验总结等文件材料             长期
15   本校各种学生社团组织名称、名单、章程等材料           长期
16   本校各学生社团开展活动、勤工俭学、参加社会实践的
通知、办法、规定、报告、总结、获奖情况及经验介绍
等材料                                               长期

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

附件二：
华中科技大学武昌分校行政档案归档范围和保管期限表

XZ11    行政综合
序号                 类    目    名    称               保管期限
1     上级关于高校行政管理的综合性文件材料
1.1   针对本校并要执行的、重要的                          永久
1.2   需要执行的                                          长期
2    本校董事会章程、规章制度以及其它法规性文件           永久
3    本校董事会工作计划、总结、报告                       永久
4    本校董事会成员名单                                   永久
5    本校董事会会议记录、纪要                             永久
6    本校董事会向上级的报告与批复                         永久
7    本校董事会领导与上级机关有关本校工作的来往信件
及向报、刊社撰写发表的稿件
⒎1  重要的                                               永久
⒎1  一般的                                               长期
8    本校董事会领导在校内外重要会议上的讲话稿、发言稿     长期
9    本校董事会领导参加上级召开的会议所带回的文件材料     长期
10   本校发展规划、合作办学协议等文件材料                 永久
11   本校校办拟稿下发的规章制度                           永久
12   本校年度、学期工作计划、报告、总结等材料             永久
13   本校专家委员会形成的材料                             永久
14   本校校长办公会议、校长书记碰头会议记录、纪要         永久                     
15   本校全校性的工作会议、全校性大会的大会发言稿、
报告提纲等文件材料                                   永久
16   本校领导出席上级机关召开的会议材料
16.1 本校领导在会上的重要发言、交流材料                   永久
16.2 需要执行的                                           长期
17   本校教育事业规划、计划及上级批复                     永久
18   本校领导与上级机关有关本校工作的来往信件
及向报、刊社撰写发表的稿件
18.1 重要的                                               永久
18.2 一般的                                               长期
19   本校领导在校内外重要会议上的讲话稿、发言稿           长期
20   校领导参加上级召开的会议所带回的文件材料             长期
21   上级领导来校调研、巡视、检查工作形成的文件材料       永久
22   本校向上级机关的请示与批复                           永久
23   对本校评估的材料                                     永久
24   本校和上级机关对本校工作进行检查、调查材料和经
验总结等材料                                         永久
25   本校学年报表、综合统计及统计资料汇编                 永久
26   本校历史沿革、情况介绍、校史等材料                   永久
27   本校大事记、简报、信息、动态等材料                   永久
28   本校启用或停止印章的文件及印模                       永久
29   本校校庆工作材料
29.1 校庆活动的计划、重要报告、讲话、总结                 永久
29.2 各级领导和知名人士的签到簿、题词、贺信、贺电   永久或长期
29.3 本校制作的纪念品（存两份）、友好人士、校友赠送的
礼品、礼品照片（含底片）、接受礼品的清单等      永久或长期
29.4 校庆活动的安排、服务小组职责和名单、工作证等材
料                                                   短期
30   本校校友工作材料
30.1 校友通讯录、历届校友会领导成员名单，国（境）内
外校友会领导成员名单                                 长期
30.2 校友中获国家级先进人物，有突出成就和贡献的事迹
报导等材料                                           永久
30.3 设立校友基金的有关材料                               永久
30.4 校友捐赠和赠送的礼品及清单等                   永久或长期
31   群众来信、来访的文件材料
31.1 有省以上领导人重要批示和处理结果的                   永久
31.2 有上级机关和本校领导重要批示和处理结果的             长期
31.3 有处理结果的                                         短期
32   普选工作材料                                         短期

XZ12    人事
序号                 类    目    名    称               保管期限
1    上级机关关于人事工作的文件材料                       长期
2    本校人事工作计划、总结、请示与批复、报告、调查
材料、会议记录                                       永久
3    本校人事工作的规章制度                               长期
4    本校机构设置、变化、人员编制、岗位职责、计划报
告及上级批复等材料                                   永久
5    本校人事处权限内干部任免文件及名册                   永久
6    本校教职工名册                                       长期
7    本校各教研室、研究室正副室主任名册                   长期
8    本校人员增减、内部异动表                             长期
9    表彰和奖励先进集体、先进职工的材料
9.1  省级以上的                                           永久
9.2  市级和本校的                                         长期
10   本校教职工违纪处分及撤消处分的决定、报告、复查、
撤消处分的有关材料                               永久或长期
11   本校教职工退职、离职、复职、除名的有关材料           长期
12   本校教职工录用、聘用、转正、定级名单及材料           长期
13   本校教职工起薪、定薪、调资材料及教职工工资名册、
     工资调整名册                                         长期
14   本校教职工调动工作（调进、调出）的报告、请示与
     批复；行政与工资关系介绍信，行政与工资关系介绍
信存根等有关材料                                     长期
15   本校关于校外聘兼职教授、研究员、专家、顾问、
领导小组成员等函件、复函、登记表等有关材料           长期
16   本校师资培养、管理工作计划、规划、规定、总结、
报告等材料                                           永久
17   本校教师进修计划、安排、总结                         长期
18   本校教师工作量的规定及执行情况                       长期
19   本校教职工考核、确定与提升技术职称的有关文件材
料                                                   永久
20   本校教职工评定、聘任专业技术职称材料及上级批复       长期
21   本校教职工劳保、困难补助等福利工作的材料             长期
22   本校教职工工伤、死亡、抚恤、善后工作等有关材料       长期
23   本校教职工离休、退休及有关荣誉证书授予工作的材
料                                                   长期
24   本校使用临时工的有关材料                             长期
25   本校人事统计表、报表                                 永久

XZ13    审计
序号                 类    目    名    称               保管期限
1    上级关于审计工作的文件材料                           长期
2    本校审计工作计划、总结、报告、规章制度               长期
3    本校审计工作统计年报及重要报表                   永久或长期
4    本校审计通知书、决定及部门、单位领导的审批意
见、单位下达的行文，以及审计意见书和移交处理
书等文件材料                                         长期
5    本校审计报告、审计报告征求意见书、被审计单位
的书面意见和审计组的书面说明，审定审计报告的
     记录、证据、审计工作底稿等材料                       长期
6    审计工作方案，检查审计意见书的落实情况和审计
决定执行情况的报告和记录                             长期
7    本校有关项目审计的请示报告、批示和会议记录           长期
8    重要的来信来访和来访记录                             长期
9    扣交款和停止拨款、冻结银行账号通知书和回执           长期

XZ14    武装、保卫
序号                 类    目    名    称               保管期限
1    上级关于武装、军训、民兵、人防工作的文件材料         长期
2    本校武装部工作计划、总结、调查报告                   长期
3    本校关于军训工作、民兵工作的计划、总结、规定、
     报告等文件材料                                       长期
4    本校武装部工作统计报表                               长期
5    本校民兵干部、民兵名册                               长期
6    上级关于公安保卫工作的文件材料                       长期
7    本校公安保卫工作计划、总结、报告、调查报告、统
计报表                                               永久
8    本校公安保卫工作方面的规章制度                       长期
9    本校师生员工案件的侦察、调查、处分结论材料及上
级的批复、判决书等材料                               长期
10   本校师生员工案件的平反、复查处理结论及上级的批复     长期
11   本校重大事故的调查、旁证、报告、处理结果等文件材
料                                                   长期
12   本校要害部门的安全保卫、消防工作材料                 长期
13   本校编制的工作简报、情况反映                         长期

XZ15    总务
序号                 类    目    名    称               保管期限
1    上级关于总务、卫生、计划生育工作的文件材料           长期
2    本校总务、膳食等工作的规划、计划、综合报告、
总结                                                 永久
3    本校总务（含各科室）、膳食、水电、汽车等工作
     的规章制度                                           长期
4    本校房屋管理、调配使用、转移等工作的规定、报告、
总结、协议、合同、统计等材料                         长期
5    本校教职工住房产权管理工作的文件材料                 永久
6    本校住房买卖协议书等材料                         永久或长期
7    本校关于清仓工作的报告、总结及清仓盈亏情况报表
等材料                                               长期
8    本校师生员工体检、健康情况调查、报告及统计表等
材料                                             永久或长期
9    本校防震、防汛、三废治理工作的文件材料               长期
10   本校关于绿化、爱国卫生、医疗保险、保健等方面的
工作计划、总结、规定等文件材料                   长期或短期
11   本校计划生育工作文件及教职工领取独生子女证名册
等材料                                               长期

XZ16    档案、图书
序号                 类    目    名    称               保管期限
1    上级关于档案、图书、情报工作的文件材料               长期
2    本校档案、图书工作的规章制度                     永久或长期
3    本校档案、图书工作计划、报告、总结等材料             永久
4    本校档案、图书概况、发展规划、藏品目录、统计材
料及年报                                             永久
5    本校档案馆指南、全宗介绍                             永久
6    本校档案、图书部门与校外交流的有关材料               长期

XZ17    各院、系、部、基地
1    本院、系、部、基地的年度工作计划、总结               长期
2    本院、系、部、基地的党、政（行政办公会议）
和党政联席会议记录                                   长期
3    本院、系、部、基地的规章制度                         长期
4    本院、系、部、基地与校外单位签订的合同、协议书
及往来文书                                           长期
5    本院、系、部、基地教师主编、参编、自编、自译的教材   长期
6    本院、系、部、基地的教职员工在各类刊物上发表的文章   长期
7    本院、系、部、基地的典型教案                         长期
8    本院、系、部、基地各类毕业升质量跟踪调查和信息反馈   长期
9    本院、系、部、基地的大事记、历史沿革、情况介绍       长期
10   本院、系、部、基地主办或联合举办的重要学术活动
的有关材料                                           长期
11   本院、系、部、基地向学校的请示与批复                 长期
12   本院、系学生学习成绩总册（归入教学档案）             永久
13   本院、系毕业生集体合影（按学校的统一要求归档）       永久
14   本院、系、部、基地在工作中形成的其它有关文件材料     长期