第一章 总 则
第一条
为了加强对财会档案的管理，提高会计档案的质量和管理水平，更好地为学校和社会主义市场经济服务，根据《中华人民共和国档案法》、《会计档案管理办法》、《高等学校档案管理办法》的规定，结合本校实际，特制定本实施细则。
第二条
财会档案是指本校在财务管理和会计活动中直接形成的，具有保存价值的文字材料、凭证、账簿、报表等会计核算专业材料。
第三条
财会档案必须实行集中统一管理，以确保其完整、准确、系统和安全，有利于财会档案的开发利用。
第四条
财会档案是记录和反映学校经济业务的重要史料和证据，是高校全部档案的重要组成部分。
第五条
财会档案应纳入财务处的管理制度；纳入财会工作计划；纳入财务处工作人员的职责范围。财务处在布置、检查、总结、验收财会工作的同时，要布置、检查、总结、验收财会档案工作。
第二章 体制和责任
第六条 档案馆的职责，按《华中科技大学武昌分校档案管理办法》中第八条执行。
第七条
财务处应有一名负责人分管财会档案工作，并视情况配备与财会档案工作相适应的兼职档案员（出纳人员不得兼管财会档案），负责本部门财会文件材料的收集、整理和移交工作。
第八条
财务处分管档案工作负责人的职责：
（一）贯彻执行国家关于档案工作的法律、法规和规定，制定和健全有关管理制度，确保财会档案工作纳入财会工作计划、管理制度和财会人员职责范围之中，并监督财会人员执行；
（二）听取财会档案工作人员关于财会档案工作的合理建议，帮助解决财会档案工作方面的实际困难；
（三）对财会人员提出要求，定期检查，做到各类会计核算材料的形成、积累、归档工作与财会工作进展同步。
第九条
财务处兼职档案员的职责：
（一）在分管处长的领导下，协助各会计承办人员做好平时各类会计核算材料的形成、积累工作；
（二）检查已收集、积累的材料是否齐全、完整、系统、准确，然后按要求进行整理、组卷；
（三）做好暂时保存在本部门的档案的分类、编目、登记保管、利用等工作；
（四）接受档案馆的业务指导、监督和检查，并做好档案馆交办的有关档案工作的任务。
第十条
会计人员的职责：
（一）按规定做好平时会计核算材料的形成、积累工作；
（二）整理本人承办的会计档案材料，并进行组卷；
（三）主动配合相关材料的合并组卷事宜。
第三章 财会档案材料的形成和归档要求
第十一条 学校财会部门及校内在专业银行开户的单位以及有经济实体的单位，均为一个立卷部门，分别归口立卷、归档。
第十二条
各财会文件材料形成部门应当按照归档要求，负责将积累的文件材料整理立卷，装订成册；编制财会档案保管清册。
第十三条
财会档案按照会计年度时间和保管期限进行组卷，不同年度的会计核算材料不能放在一起立卷；保管期限按永久、定期组卷，既有永久，又有定期的相关联的材料，就高不就低，组入永久卷。
第十四条
各种记账凭证按时间顺序整理，组成一卷或多卷，每卷不超过200页，厚度2cm为宜。
第十五条
案卷封面应逐项按规定用钢笔或毛笔书写，字迹工整、清晰；标题要简明，能确切反映卷内材料内容，包括责任者、内容和文件材料名称。
第十六条
编写页码。每卷页号均从1开始，页号位置应在有书写文字的页面上，非装订线一侧的上角。
第十七条
备考表记载案卷内材料的缺损、修复、补充、移出、损毁等需要说明的情况。
第十八条
卷内文件材料要去掉金属物；对破损的材料要修复；字迹模糊、扩散的应复制，并与原件一并立卷。
第十九条
案卷采用三孔一线的方法，用粗线装订成册。卷内材料应以左、下方对齐，在左侧装订；若装订线处有文字，须进行贴边处理。
第二十条
财会档案的其它案卷质量应符合《华中科技大学武昌分校档案案卷质量要求》
第二十一条
采用电子计算机进行财务管理、会计核算的单位，应保存打印出的纸质财会档案，同时保存电子财会档案。
电子财会档案的管理按《华中科技大学武昌分校电子档案管理实施细则》（待订）执行。
第四章 档案的管理与检查
第二十二条 当年形成的会计档案（见附件“华中科技大学武昌分校财会档案归档范围和保管期限表”中除“CK11
综合”外），在会计年度终了后，可暂由财务处保管两年，期满之后，由财务处编制移交清册，向档案馆移交，并办理移交手续。
第二十三条
财务处移交档案时，交接双方必须当面验收归档材料是否完整、系统、准确；卷内材料排列、编号、书写是否符合要求。凡不符合要求者，档案馆有权拒绝接收，并要求限期改正后归档。
第二十四条
档案馆接收保管的财会档案，原则上应保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案馆应当会同财会部门经办人员共同拆封整理，以分清责任。
第二十五条
档案馆和财务处保存的会计档案不得借出，如有特殊需要，经本部门负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理查阅手续。查阅或者复制会计档案人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。
第二十六条
对违反财会档案管理制度的，档案馆有权进行检查纠正；情节严重的，报告分管校长，严肃处理。
第五章 归档范围和归档时间
第二十七条
财会档案归档范围见附件（“华中科技大学武昌分校财会档案归档范围和保管期限表”）。“华中科技大学武昌分校财会档案归档范围和保管期限表”中“CK11
综合”的档案，应在次年4月底前向档案馆归档；“华中科技大学武昌分校财会档案归档范围和保管期限表”中除“CK11
综合”外的档案，在会计年度终了后，由财务处保管两年，期满后的次年6月底前向档案馆归档。
第六章 鉴定和销毁
第二十八条 财会档案的保管期限分为永久、长期和定期三类。定期保管期限分为5年、15年、25年3类。
财会档案的保管期限从会计年度终了后的第一天算起。
第二十九条
对于保管期满，但未结清的债权、债务及涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，由档案部门保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。
第三十条
保管期满的会计档案，除本实施细则第二十九条规定的情形外，按照以下程序销毁：
（一）学校成立会计档案领导小组提出销毁意见，编制财会档案销毁清册，列明销毁财会档案的名称、档号、册数、起止年度和应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容；
（二）对已无保存价值的财会档案造具清册，经校领导批准后，由档案馆和财务处各派一人监销；
（三）监销人在销毁财会档案前，应当按照财会档案销毁清册所列内容认真清点，核对无误后，监销人应当在财会档案销毁清册上签名盖章，方可进行销毁；
（四）销毁清册一式两份，一份经主管校长审查批准后归档，一份留财会部门存查。
第七章 附 则
第三十一条 本实施细则由档案馆负责解释。
第三十二条
本实施细则自公布之日起施行。《华中科技大学武昌分校会计档案管理办法》（校财[2006]1号）同时废止。
华中科技大学武昌分校
2013年11月6日
附件：
华中科技大学武昌分校财会档案归档范围和保管期限表
CK11 综合
序号 类 目 名 称 保管期限
1
上级有关财务会计工作的文件材料
长期
2 本校财务工作计划、总结、请示、批复、规定、办法
等文件材料
长期
3 本校基金管理、来源、分配、使用情况 15年
4
本校财务管理方面的其他文件材料 15年
5
会计移交清册 15年
6
财会档案移交保管清册 永久
7
财会档案销毁清册 永久
CK12 会计报表
序号 类 目 名 称
保管期限
1 年度财务决算报表（含基建综合决算） 永久
2
年度预算会计报表
长期
3 年度以上规划表、分配计划、测算表 永久
4
年度以上各种统计报表（含工资报表） 永久
5
季度以下各种计划、统计报表 5年
CK13 会计账簿
序号 类 目 名 称
保管期限
1 涉及外事的会计账簿 永久
2
总账 长期
3
预算内账簿（含明细账、分户或登记账） 15年
4 预算外账簿（含明细账、分户或登记账）
15年
5 学校专项基金账簿 15年
6
日记账 15年
7
现金出纳账、银行存款日记账 25年
8 固定资产明细账（卡片）
（固定资产报废清理后保管五年）
CK14 会计凭证
序号 类 目 名 称
保管期限
1 涉及外事的会计凭证 永久
2
预算内各种原始凭证、记账凭证 15年
3
预算外各种原始凭证、记账帐单 15年
4
学校基金各种原始凭证、记账凭证 15年
5
银行存款余额调节表 5年
6
会计拨款凭证及其他会计凭证 15年
7
银行对外账单 5年
8
涉及债权、债务及其他未了事项的凭证 长期
CK15 工资清册
序号 类 目 名 称
保管期限
1 工资发放名册、卡片 永久
2
工资转移、证明、通知存根 长期
3
各种奖金、奖学金、贷学金、助学金名册等 15年
