第一章    总  则

第一条    为了提高我校仪器设备档案（以下简称“设备档案”）的质量和管理水平，充分发挥设备档案在教学、科研中的作用，并为考核设备档案工作提供依据，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》等法律、法规，结合本校实际，特制定本实施细则。
第二条    设备档案是指属本校管理的仪器、设备的全套随机材料以及在其购置、验收、调试、运行、管理、维修、改造、报废等全部活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等载体材料。
第三条    设备档案是仪器设备在接收、使用、维修和改进工作中的真实记录，是重要技术储备，是重要的科技信息资源，必须实行集中统一管理，确保设备档案完整、准确、系统、安全，有利于仪器设备的管理、使用、维护、改造及对科学研究等工作的开发利用。

第二章    体制和责任

第四条    档案馆的任务如下：
1、宣传、贯彻执行国家关于档案工作的法律、政策和规定，制定设备档案管理实施细则；
2、制订和完善本校设备档案工作的规章制度，并负责监督、指导和检查执行情况；
3、定期接收设备档案及有关资料；
4、开展设备档案的开放和利用工作；
5、派员协同设备处兼职档案员参加仪器、设备的验收和本校研制仪器、设备的鉴定、验收工作。
第五条    设备处必须有一名处长分管设备档案工作，并配备与设备档案相适应的兼职档案员。
    第六条    设备处在布置、检查、总结、验收设备工作的同时，要布置、检查、总结、验收设备档案工作。
    第七条    设备处分管档案工作的处长职责：
1、贯彻执行国家关于档案工作的法律、法规和规定，制定和健全有关管理制度，确保设备档案工作纳入设备计划、采购、管理人员职责范围之中，并监督各部门执行；
2、及时解决档案工作方面的有关问题；
3、指导设备档案的鉴定等工作。
第八条    设备处兼职档案员的职责：
1、学习、宣传国家有关档案工作的法律、法规和规定；
2、参加仪器、设备的验收和本校研制仪器、设备的鉴定、验收；
3、负责收集、积累、整理、鉴定、分类设备档案，见附件“华中科技大学武昌分校设备档案归档范围和保管期限表”；
4、对各实验室形成的设备档案进行监督、指导；
5、定期向处领导汇报设备档案工作的情况；
6、按规定向档案馆归档。

第三章    归档要求

第九条    为了保证设备档案的完整性、准确性、系统性，又避免不必要的重复，对设备档案归档提出如下要求：
1、归档的重点是价值在10万元以上的仪器、设备项目；
2、经学校统一订购的设备，在仪器、设备验收时，由设备处兼职档案员协同仪器、设备使用单位指定的专人按具体要求一起清点所有资料，并进行登记。自行订购直接运抵使用单位的设备，在报帐之前必须按上述要求办理相应的登记、复制、交存工作；
3、同一型号的仪器、设备，只需保存一份完整、准确、系统的技术资料，其余均由使用单位保管利用；
4、在购置仪器、设备时，订购的仪器、设备型号是本校的第一台，在经费许可的情况下应尽可能订购两套技术资料。一套存档案馆，一套由使用单位保管利用；
5、对本校仅有一套的技术资料，管理性文件材料及其它材料全部归档，仪器、设备使用单位使用常用技术资料（复印件）。
6、仪器、设备使用单位应积累、整理仪器设备在安装、调试、验收、使用、维护、改进过程中形成的材料，并根据《仪器设备使用与维护记录本》的填写说明，用钢笔认真填写仪器设备的使用、维护。
    第十条    设备档案中的案卷质量应符合《华中科技大学武昌分校档案案卷质量要求》。
    第十一条    设备档案中的声像材料（包括照片、底片、录音带、录像带等），按《华中科技大学武昌分校声像档案管理办法》的要求管理。
    第十二条    凡是需要归档的仪器设备文件材料，都应当图样清晰、字迹工整、装订整洁，必须用钢笔书写，不得使用铅笔、红水笔、圆珠笔、复写纸和其他易褪色的书写材料书写、绘制。
第十三条    “华中科技大学武昌分校仪器设备档案归档范围和保管期限表”（见附件）中的“SB11  综合”部分由设备处的兼职档案员收集、积累、整理、分类、立卷后，移交档案馆。“华中科技大学仪器设备档案归档范围和保管期限表”中的“SB12  仪器设备项目”中的第1、2、3、4、5、6条，由设备处的兼职档案员会同仪器设备使用单位工作人员一起收集、积累，待仪器、设备验收完毕（进口设备到索赔期满）后，由设备处兼职档案员整理、编目、装订；第7至11条由仪器、设备使用部门负责收集、积累，并及时整理、登记，移交设备处兼职档案员，由设备处兼职档案员归档。
第十四条    “SB12  仪器设备项目”的排列按依据性材料、设备开箱验收、设备安装调试、随机图样等次序排列。

第四章    归档时间

第十五条    归档时间：
1、“华中科技大学武昌分校仪器设备档案归档范围和保管期限表”中的“SB11  综合”部分，每年四月底前归档；
2、“华中科技大学武昌分校仪器设备档案归档范围和保管期限表”中的“SB12  仪器设备项目”中的第1至6条，在仪器、设备通过验收后，立即归档；
3、“华中科技大学武昌分校仪器设备档案归档范围和保管期限表”中的“SB12  仪器设备项目”中的第7、11条，在仪器、设备验收完毕，投入使用后的两个月内（引进设备为索赔期满后两个月内）归档；
4、“华中科技大学武昌分校仪器设备档案归档范围和保管期限表”中的“SB12  仪器设备项目”中的第8条，在《仪器设备使用与维护记录本》用完后归档；第9、10条在故障排除、事故处理完毕后，立即归档。
第十六条    设备档案归学校所有，任何单位和个人不得据为己有。存放在仪器设备使用单位的档案，要指定专人负责保管和提供利用。因玩忽职守造成档案损失和擅自销毁档案材料者，应按档案法规追究责任，进行处理。设备处应不定期抽查保存在仪器设备使用单位的档案。

第五章    档案的管理和检查

第十七条    仪器、设备的开箱验收必须有设备处兼职档案员参加，从事监督、检查，指导设备档案文字材料和技术文件的清点、验收工作，并在验收记录上签字、盖章。对文字材料和技术文件不全的设备，有权拒绝签字并通知财务部门暂缓结算，待设备定购部门让厂家补齐后，方可办理相应手续。
    第十八条    建立和健全设备档案作为评估实验室工作的重要内容之一。
    1、各实验室应把设备档案的收集、积累、整理、分类、立卷、归档和保管纳入仪器、设备管理人员的职责范围；
2、按规定向设备处移交设备档案；
3、仪器、设备使用单位管理的档案要完整、准确、系统，并建立借阅手续。对于进口设备，借出的材料除特殊情况外，一般为复制本。
    实验室建档不符合以上要求，经设备处检查指出后，仍不及时改进的，不能评为优秀实验室和先进实验室。
    第十九条    仪器、设备经校领导批准作为降档使用、报废或调出学校时，由设备处组织熟悉专业的科技人员对档案进行鉴定，然后确定档案移动、销毁或随机调出的处理方式报校领导批准后实施。
    第二十条    档案馆应会同设备处对保管期满的档案进行鉴定。对已失去保存价值的档案，必须先造具清册，报分管校长批准后，方可销毁。
第二十一条    销毁设备档案时，应指定两人监销，并在销毁清册上签名。

第六章    附  则

    第二十二条    本实施细则由档案馆负责解释。
    第二十三条    本实施细则自公布之日起施行。

2014年9月18日
华中科技大学武昌分校

附件：
华中科技大学武昌分校设备档案归档范围和保管期限表

SB11    综合
序号                 类    目    名    称               保管期限
1    上级机关有关仪器设备、物资清产核资、实验室建
设等工作的政策、规定、通知                           长期
2    本校关于仪器、设备、物资管理、实验室等工作的
规定、办法、规章制度                                 长期
3    本校设备处工作计划、总结、报告、调查材料及上
级批复                                               长期
4    本校仪器、设备购置计划、报告及经费分配方案           长期
5    本校各种仪器、设备移交清册及仪器、设备报废、
降档使用、调拨报告和批复等文件材料                   长期
6    本校清仓（产）核资工作计划、报告、总结及清仓
     盈亏情况报表等文件材料                               长期
7    本校实验室发展规划、实验室建设报告、方案及其
它有关材料                                           长期
8    本校实验室论证、评估、申报、审批材料                 永久
9    本校设备处的统计报表
9.1  实验室建设统计报表                                   永久
9.2  仪器、设备业务工作的综合性统计材料                   长期
10   本校实验室评选先进集体和先进个人的名单和材料
10.1 省级以上的                                           永久
10.2 学校的                                               长期
11   本校设备处编印的《实验室建设与管理》和《实验
室通讯》                                             长期

SB12    仪器设备项目
序号                 类    目    名    称               保管期限
1    订购仪器、设备的申购报告、计划、论证报告（论
证会文件、记录等）及批复、准购批示                   长期
2 订购仪器、设备合同、会谈纪要、记录及重要来往
函件                                                 长期
3    进口设备过程中有关的技术商务文件                     长期
4    仪器、设备的出厂合格证、装箱单、开箱记录             长期
5    仪器、设备的安装、调试记录、测定数据、性能鉴
定、验收报告、总结和双方签字移交文件、保修单         长期
6    索赔来往函件及结果文件材料                           长期
7    仪器、设备说明书及全套随机文件材料               与设备共存
8    仪器、设备使用与维护记录本                       与设备共存
9    仪器、设备故障分析与排除措施                     与设备共存
10   仪器、设备事故报告、事故的调查分析材料及处理意
见                                               与设备共存
11   仪器、设备改造过程中形成的文件材料（包括改进方
     案、论证材料、审批文件、设计技术资料、鉴定、验
收、总结等）                                     与设备共存