第一章    总  则

第一条    为了做好我校基本建设档案（以下简称“基建档案”）的管理工作，充分发挥基建档案在工程建设、使用维修和改建、扩建中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《关于印发〈建设项目（工程）档案验收办法〉的通知》等法律、法规、规章，结合本校实际，特制定本实施细则。
第二条    基建档案是指在我校所属范围内，凡属基本建设管理和基本建设项目在勘测、规划、新建、扩建、改建和维修等工作活动中直接形成的，应归档保存的文字、图表及声像（包括照片、底片、录音带、录像带、磁盘、光盘）等各种载体的文件材料。
第三条    基建档案是学校基本建设历史和现状的真实记录，是学校规划、建设和管理工作的重要组成部分，是评估基建工作的依据，必须实行集中统一管理，确保基建档案完整、准确、系统、安全，有利于对基建档案的开发利用。
第四条    基建档案经费在基建经费中开支。

第二章    体制和责任

第五条    档案馆的任务如下：
（一）宣传、贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策和规定，规划全校档案工作；
（二）制订和完善本校基建档案工作的规章制度，并负责监督、指导和检查执行情况；
（三）负责接收（征集）基建档案及有关资料；
（四）开展基建档案的开放和利用工作；
（六）派员协同基建处兼职档案员参加学校重大基建项目的竣工验收。
第六条    基建处、总务处必须有一名负责人分管基建档案工作，并配备与基建档案相适应的兼职档案员。
第七条    基建处分管档案工作负责人的职责：
（一）宣传、贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策和规定，制定和健全有关管理制度，确保档案工作纳入本部门的工作计划和规划；纳入本部门议事日程；纳入各类人员的职责范围之中，并督促有关部门和人员执行；
（二）听取本部门兼职档案员关于档案工作的情况汇报，帮助协调和解决档案工作方面的有关问题；
（三）定期检查本部门的档案工作；
（四）基建项目结束后，督促兼职档案员收齐基建档案，审查归档材料是否符合齐全、完整、系统、准确。
第八条    基建处兼职档案员的职责：
（一）学习、宣传国家有关档案工作的法律、法规和规定；
（二）参加学校基建项目的初步验收和竣工验收；
（三）负责收集、积累、整理、鉴定、分类基建档案，见附件“华中科技大学武昌分校基建档案归档范围和保管期限表”；
（四）按规定组卷后向档案馆归档。
第九条    总务处分管档案工作的负责人职责：
（一）宣传、贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策和规定，制定和健全有关管理制度，确保档案工作纳入本部门的工作计划和规划；纳入本部门议事日程；纳入各类人员的职责范围之中，并督促有关部门和人员执行；
（二）听取本部门兼职档案员关于档案工作的情况汇报，帮助协调和解决档案工作方面的有关问题；
（三）督促有关部门每年绘制全校（含各校区）水、电、气管道、通讯线路等地下管网分布图（竣工图），确保地下管网分布图的正确；
（四）定期检查本部门的档案工作。
第十条    总务处兼职档案员的工作职责：
（一）按“华中科技大学武昌分校基建档案归档范围和保管期限表”（见“附件”中“JJ11  综合”）的要求收集、积累、整理本部门形成的文件材料；
（二）按《华中科技大学武昌分校档案案卷质量要求》立卷，并按期向档案馆移交。
第十一条    基建处对每项新建、扩建、改建以及维修的建设项目的档案资料（包括房屋及室外工程竣工图、地下构筑物及水、电、气、通讯等管网图和维修工程更改的文件材料），只要有工程结构发生变化，就必须按基建档案的要求，绘制新的竣工图或修改原竣工图。
第十二条    凡新建、扩建、改建以及维修工程的建设项目均由经办单位按照归档要求整理、立卷归档。

第三章    基建档案材料的形成

第十三条    基本建设项目的建设要与档案工作实行“三同步”管理，即：建设项目的立项与档案工作同步（在制定建设项目的各项计划、合同、协议和工程技术以及管理人员岗位职责时，同时相应地提出对档案工作的要求）；建设项目的建设过程与档案工作同步（检查落实建设项目的实施过程中，同时检查落实档案的积累、整编、审定等工作的情况）；建设项目竣工验收与档案工作同步（竣工验收时，同时验收工程档案资料）。
第十四条    基建项目实行总承包给外单位的，由各分承包单位负责收集、整理分包范围内的基建文件材料，交总承包单位汇总、整理。竣工时，由总承包单位向学校基建部门提交齐全、完整、准确、系统的基建档案材料。
第十五条    基建项目由几个单位分别承包的，各承包单位负责收集、整理所承包工程的基建文件材料，交基建处汇总、整理。
第十六条    学校各种建筑物在拆除、改建、扩建之前，由基建后勤处负责联系照相，并归档。

第四章    归档要求

第十七条    学校水、电、气管道及通讯线路分布图发生变化的，每年各绘制一套归档。
第十八条    归档时必须有竣工图。对竣工图的编制要求如下：
（一）编制竣工图，必须坚持边施工边编制的原则，工程做完，竣工图编制完；
（二）竣工图一律使用新的蓝图。凡按图施工没有变动的，由施工单位在原施工图上加盖竣工图章，即作为竣工图；凡在施工中，虽有一般性设计变更，但能将原施工图加以修改补充作为竣工图的，可不重新绘制，由施工单位负责在原施工图（必须是新蓝图）上注明修改的部分，并附以设计变更通知单和施工说明，加盖竣工图章，即作为竣工图；凡结构形式改变、工艺改变、平面布置改变以及其它重大改变，应重新绘制改变后的竣工图、施工单位负责在新图上加盖竣工图章，并附以有关记录和说明，作为竣工图；
（三）竣工图应逐张加盖竣工图章，竣工图章内容包括：××工程竣工图，施工单位名称，编制人、审核人、技术负责人和编制日期。图章规格尺寸为70mm×50mm；
（四）竣工图一定要与实际情况相符，要保证图纸质量，做到规格统一、图面整洁、字迹清楚；
（五）竣工图是工程交工验收的条件之一，竣工图不准确、不完整、不符合归档要求的，建设项目不能验收。
第十九条    基建图纸按图的类别序号排列，即：地质图、初步设计图、建筑施工图、结构施工图、水工图、电工图、气管图。更改图排列在被更改图之前。
第二十条    归档的文件材料格式要统一，图像清晰、字迹工整、应使用碳素墨水或蓝黑墨水，不得使用铅笔、红水笔、圆珠笔、复写纸等易褪色的书写材料书写、绘制；归档的文件材料一律用原件。

第五章    法律责任

第二十一条    为保证基建档案的完整性和准确性，在工程交付使用后，一切因应归档而没有归档或归档不准确造成的损失，由工程改动部门负经济责任和法律责任。此条由分管基建的校长监督执行。

第六章    归档验收与归档时间

第二十二条    基建项目初步验收前，基建处组织施工、设计及使用等有关单位的项目负责人，工程管理、工程技术负责人进行档案的自检工作，并作出档案自检报告。
第二十三条    初步验收时，基建处兼职档案员着重抽查30%的项目档案。评价档案资料的完整、准确、系统性情况后，写出初步意见，对存在的问题提出改进要求，限期解决。
第二十四条    建设项目在验收前，基建处兼职档案员对准备归档的基建文件材料进行初步验收后，出具证明，方可组织工程竣工验收。
第二十五条    竣工验收时，应在验收报告中写明档案的情况。在竣工验收鉴定书中要有关于档案情况的评价。
第二十六条    档案验收报告应包括以下内容：
（一）项目档案情况；
（二）项目档案工作管理体制；
（三）项目文件、资料的形成、积累、整理与归档工作情况；
（四）竣工图编制情况及质量；
（五）项目档案资料的接收、整理、管理工作情况；
（六）存在问题及解决措施；
（七）档案完整、准确、系统性评价及在施工、试生产中的作用；
（八）附表。附表中包括的条目：单项、单位工程名称、文字材料（卷、页）、竣工图（卷、页）。
第二十七条    基建处应从基建投资中扣除5%，作为基建档案的保证金，待基建档案材料归档验收合格后归还。
第二十八条    归档时间：
（一）基建项目在验收后两个月内归档；
（二）基建管理性文件（见附件“JJ11综合”）应在次年4月底前归档。
第二十九条    填写基建档案资料移交目录一式两份，并在移交目录上签名盖章，档案馆、基建处（总务处）各执一份存查。

第七章    档案的管理与检查

第三十条    基建档案的保管期限分为：永久、长期、短期三种。长期保管的基建档案实际保管期不得短于建设项目的实际寿命。
第三十一条    对保管期限已满的基建档案，档案馆会同基建处进行鉴定，对已失去保存价值的档案，登记造册报主管校长批准后，方可销毁。
第三十二条    销毁档案时，必须有两人监销，并在销毁清册上签名。

第八章    附  则

第三十三条    本实施细则由档案馆负责解释。
第三十四条    本实施细则自公布之日起施行。

 

2014年9月3日
华中科技大学武昌分校

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

附件：
华中科技大学武昌分校基建档案归档范围和保管期限表

JJ11    综合
序号                 类    目    名    称               保管期限
1    上级有关基建工作的文件                               长期
2    本校基建工作的规章制度                               长期
3    本校基建工作计划、总结、报告、批复、简报             长期
4    本校基建工作总体规划                                 永久
5    统计报表                            
5.1  本校基建工作年度统计报表                             永久
5.2  本校基建工作季度统计报表                             长期
6    本校基建工作财务预、决算                             长期
7  本校的房产证、土地证及征用土地的文件材料               永久
8   本校基本建设规划（包括总体规划图、设计总平面图、 
     总平面图）                                           永久
9    本校水、电、气管道、通讯分布图                       永久
10   本校内房产及水、电、暖等管网维修、改造的计划、
报告、批复、图纸等                                   永久
10   本校地质勘探、地形测量材料                           永久
11   本校基建处与有关单位签订的合同、协议书            永久或长期
12   本校基建处工作中获奖的文件材料
12.1 省级以上的                                           永久
12.2 市级的                                               长期

JJ12-1    可行性研究
序号                 类    目    名    称               保管期限
1    项目建议书及批复                                     永久
2    可行性研究报告                                       永久
3    项目评估                                             永久
4    环境预测、调查报告                                   永久
5    设计任务书、计划任务书                               永久

JJ12-2    设计基础材料

序号                 类    目    名    称               保管期限
1    工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、 
勘察记录、化验、试验报告、重要土、岩样及说明         永久
2    地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装
测量定位、观察记录                                   永久
3    水文、气象、地震等其他设计基础材料                   永久

JJ12-3    设计文件
序号                 类    目    名    称               保管期限
1    初步设计                                             永久
2    技术设计                                             永久
3    施工图设计                                           短期
4    技术秘密材料、专利文件                               永久
5    设计计算书                                           长期
6    关键技术试验                                         永久
7    总体规划设计                                         永久
8    设计评价、鉴定及审批                                 永久

JJ12-4    工程管理文件
序号                 类    目    名    称               保管期限
1    征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书           永久
2    承发包合同、协议书、招标、投标、租赁文件             永久
3    施工执照                                             永久
4    环保三同时、消防、卫生等文件、水、暖、电、煤气供
应协议书                                             永久
5    产权证书                                             永久

JJ12-5   施工文件
序号                 类    目    名    称               保管期限
1    土建施工文件
⑴开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要    短期
⑵原材料及构件出厂证明、质量鉴定                    长期
⑶建筑材料试验报告                                  长期
⑷设计变更、工程更改洽商单、材料代用核定审批        永久
⑸施工定位测量、地质勘察                            永久
⑹土、岩试验报告、基础处理、基础工程施工图          永久
⑺隐蔽工程验收记录                                  永久
⑻工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、事故
 处理报告                                             永久
⑼分项、分部、单位工程质量检查、评定                 长期
⑽交工验收记录证明                                   长期
⑾竣工报告、竣工验收报告                             永久
2    设备及管线安装施工文件
⑴开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要     短期
⑵设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代
 用审批                                               长期
⑶焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录             长期
⑷隐蔽工程检查验收记录                               长期
⑸强度、密闭性试验报告                               长期
⑹设备调试记录                                       短期
⑺施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告     长期
⑻系统调试、试验记录                                 长期
⑼管线清洗、通水、消毒记录                           短期
⑽管线标高、位置、坡度测量记录                       长期
⑾中间交工验收记录证明、工程质量评定                 长期
⑿竣工报告、竣工验收报告                             长期
3    电气、仪表安装施工文件
⑴开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审         短期
⑵设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备
代用审批                                             长期
⑶调试、整定记录                                     长期
⑷性能测试和校核                                     长期
⑸施工安装记录、质量检查评定、事故处理报告           长期
⑹操作、联动试验                                     短期
⑺电气装置交接记录                                   短期
⑻中间交工验收记录、工程质量评定                     长期
⑼竣工报告、竣工验收报告                             长期

JJ12-6   竣工文件
序号                 类    目    名    称               保管期限
1    项目竣工验收报告                                     永久
2    全部竣工图                                           永久
3    项目质量评审材料                                     永久
4    工程现场声像材料                                     永久
5    竣工验收会议决议文件                                 永久

JJ12-7   基建财务、器材管理
序号                 类    目    名    称               保管期限
1    财务计划、年度计划                                   短期
2    工程概算、预算、决算                                 永久
3    主要材料消耗、器材管理                               短期
4    交付使用的固定资产                                   永久

JJ12-8   生产技术准备、试生产
序号                 类    目    名    称               保管期限
1    技术准备计划                                         短期
2    试生产管理、技术责任制                               短期
3    开停车方案                                           短期
4    设备试车、验收、运转、维护记录                       长期
5    试生产产品质量鉴定报告                               短期
6    安全操作规程、事故分析报告                           长期
7    运行记录                                             短期
8    技术培训材料                                         短期
9    产品技术参数、性能、图纸                             永久
10   工业卫生、劳动保护材料                               短期

JJ12-9   工艺、设备
序号                 类    目    名    称               保管期限
1    工艺说明、规程、路线、试验、技术总结                 长期
2    产品检验、包装、工装图、检测记录                     长期
3    设备、材料出厂合格证                                 长期
4    设备、材料装箱单、开箱记录、工具单、备品备件单       短期
5    设备、图纸、说明书                                   长期
6    设备测绘、验收记录                                   长期
7    设备安装调试、测定数据、性能鉴定                     长期