第一章   总   则

第一条 为加强对学校档案工作的领导，规范档案的收集、整理和管理，有效地保护和利用档案，更好地为招生、教学、科研、党政管理等各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》《湖北省档案管理条例》和《高等学校档案管理办法》，结合我校实际情况，制定本办法。

第二条 本办法所称的档案，是指本校各单位和个人从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对师生、学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条 档案工作是学校工作的重要组成部分，是维护学校历史真实面貌的重要事业。各单位应加强对档案工作的领导，做到“三纳入”，即：将把档案工作纳入学校整体发展规划和日常工作计划；纳入议事日程；纳入招生、教学、科研和管理等人员的职责范围。

第四条 学校档案是学校各项工作的真实记录，是工作依据和历史凭证，是重要的信息资源，必须实行统一领导，集中统一管理的原则，维护档案完整与安全，有利于档案的开发和利用。

第五条 学校档案工作接受湖北省教育厅和湖北省档案局的监督和指导。

第二章   档案机构及其职责

第六条 学校设立档案馆。档案工作由校长领导，分管档案工作的校领导负责。

第七条 学校档案馆既是学校档案工作的职能管理部门，又是保存和提供利用本校档案的专门机构。

第八条 档案馆的主要职责是：

（一）宣传、贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策和规定，规划全校档案工作；

（二）制订和完善本校档案工作的规章制度，并负责监督、指导和检查执行情况；

（三）负责接收（征集）、整理、分类、鉴定、统计、保管全校档案及有关资料；

（四）开展档案的开放和利用工作；

（五）负责编辑档案参考资料，编制检索工具，积极开发档案信息资源；

（六）参加档案信息工作的整体化建设，开展多方面协作，进行档案信息交流；

（七）建立和健全档案工作网络，负责对全校兼职档案员进行业务培训；

（八）开展档案宣传工作和利用者教育活动；

（九）开展档案学术研究和交流活动；

（十）完成学校领导交办的有关任务。

第九条 各单位确定一名负责人分管本部门的档案工作，并根据单位实际情况配备兼职档案员，负责本部门文件、资料的收集、整理、保管和移交工作。

第十条 各单位分管档案工作负责人的职责：

（一）宣传、贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策和规定，制定和健全有关管理制度，确保档案工作纳入本部门的工作计划和规划；纳入本部门议事日程；纳入档案工作负责人的职责范围之中，并督促本部门相关人员执行；

（二）听取本部门兼职档案员关于档案工作的情况汇报，帮助协调和解决档案工作方面的有关问题；

（三）定期检查本部门的档案工作；

（四）定期结合本部门工作实际对档案归档范围提出修改意见。

第十一条 各单位兼职档案员应保持相对稳定，在调离工作岗位前，应到档案馆备案，并做好本部门的档案移交工作。

第三章   档案的形成和管理

第十二条 档案馆根据国家档案管理有关规定，结合学校实际，制定和完善学校档案管理的分类方案、归档范围和保管期限。

第十三条 档案馆应当建立、健全档案工作考核制度，定期布置、检查、总结、验收各项工作的同时，同步落实布置、检查、总结、验收档案工作。明确岗位职责，强化责任意识，提高学校档案管理水平。

第十四条 学校实现纸质档案材料和电子档案材料同步归档，文件材料的归档范围：

（一）党群类：主要包括学校党委、工会、团委等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料。

（二）行政类：主要包括学校行政工作的各种会议文件、会议记录及纪要；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。

（三）学生类：主要包括学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。

（四）教学类：主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。

（五）科研类：主要包括科研管理以及学校承担的科研项目（课题）各个阶段形成的文件材料，特别是研究实验阶段形成的作为研究结果依据的原始材料。

（六）基本建设类：主要包括学校在基建管理以及基建项目建设各个阶段形成的不同载体的文件材料。

（七）仪器设备类：主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在10万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

（八）出版物类：主要包括学校自行编辑出版的校报及其他学术刊物审稿单、原稿、样书等。

（九）外事类：主要包括学校在外事管理和外事活动中形成的不同载体的文件材料。

（十）财会类：主要包括学校在财务管理和会计核算活动中形成的不同载体的文件材料。

（十一）声像类：主要包括学校在教学、科研、党政管理等工作中形成的以照片、音频、视频等方式记录的不同载体材料。

（十二）实物类：主要包括学校在各项活动中形成的以物质实体为载体的奖品、印章、字画、赠品等。

各门类档案归档文件材料包括纸质、照片、底片、胶片、磁盘、光盘、录音带、录像带等各种载体材料。

第十五条 本校各单位或个人在其从事招生、教学、科研、管理等职能活动中直接形成的对师生、学校和社会有保存价值的各种载体形式的文件材料，必须按照规定向档案馆移交，集中管理，任何部门和个人都不得据为己有或者拒绝归档。

对于个人在非职务活动中形成的对学校和社会有保存价值的文件材料，档案馆可通过征集、代管等形式进行管理。

第十六条 学校实行文件材料形成部门、课题组立卷的归档制度。立卷人应按照文件材料的自然形成规律，加以系统整理组卷，编排页号或件号，填写卷内文件目录，交本部门档案工作人员检查、装订后向档案部门移交。

第十七条 归档的文件材料应当质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与电子档案管理规范》(GB/T 18894-2016)执行。

第十八条 各门类档案归档时间均按学校档案馆规定的时限向档案馆移交。

各部门对应当保密或限制使用的档案材料在向档案馆移交时，提出密级要求。

第十九条 学校成立档案鉴定工作小组，对保管期已满的档案进行鉴定。对已失去保存价值的档案，经学校档案鉴定小组同意，登记造册，报校长批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

第二十条 档案库房应有专人负责，档案库房管理人员要定期检查档案的保管状况，对破损或变质的档案，要及时修复或复制，遇到特殊情况，应立即向档案馆领导报告，及时处理。

第四章   档案的开放和利用

第二十一条 除少数档案按规定暂不开放之外，档案馆应向全校和社会开放；学校档案馆保管的档案，一般自形成之日起满二十五年向社会开放。

馆藏档案属下列情况之一者，不宜开放：

（一）涉及党和国家、学校秘密的；

（二）涉及专利或技术秘密的；

（三）涉及个人隐私的；

（四）档案形成部门规定限制利用的。

未经档案馆或学校领导批准，任何组织和个人都无权公布档案。

第二十二条 凡持有合法证明的单位和个人，在说明利用档案目的和范围后，均可查阅利用属于开放范围的档案，具有正当的目的和理由，经档案形成部门领导和档案馆负责人同意，主管领导批准后也可利用未开放的档案。

第二十三条 档案馆是学校出具档案证明的唯一机构。加盖档案馆公章的复制件，与原件具有同等效力。

第二十四条 档案原则上不外借，如特殊需要，须经档案负责人同意。对于借出的档案，档案馆要定期催还。发现损坏或丢失，应写出书面报告，根据不同情况，按规定严肃处理。

第二十五条 档案馆应当积极开展档案的编研工作，拓宽档案利用渠道，创新服务形式，提高利用效率。

第五章   档案信息化建设

第二十六条 档案馆应加强档案信息化建设，将档案信息化纳入学校信息化发展规划。保障电子档案、传统载体档案数字化成果等档案数字资源的安全保存及有效利用。

第二十七条 电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规，与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用。

第二十八条 积极推进传统载体档案数字化。已经实现数字化的，应当对档案原件妥善保管。

第二十九条 电子档案应当通过符合安全管理要求的网络或者存储介质向档案馆移交。档案馆应当对接收的电子档案进行检测，确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性。

第三十条 档案馆协同信息技术中心对重要电子档案进行异地备份保管。

第三十一条 档案馆应推进档案信息资源服务平台建设，推动档案数字资源共享利用。

第六章   档案经费、设备和库房

第三十二条 档案馆档案工作所需经费单独立项，列入学校预算。

第三十三条 档案馆实行办公室、阅档室、库房三分开。档案馆应建设适应现代化管理要求的库房，库房容量应与馆藏档案数量的增加相适应。

档案库房应有防火、防盗、防高温、防霉、防虫、防鼠、防光、防尘、防磁等设备和措施。

第三十四条 档案馆应配置复印机、计算机、扫描仪等设备，以适应档案管理现代化、信息化建设的需要。

第七章   奖励与处罚

第三十五条 档案馆应建立检查、考核和评估制度。对档案形成部门及兼职档案员的档案工作进行检查、评估。

第三十六条 有下列事迹之一的，学校以及有关部门应当给予奖励：

（一）对档案的收集（征集）、整理、立卷、归档、提供利用和利用档案工作中做出显著成绩的；

（二）对档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；

（三）将重要或珍贵的档案捐赠给学校的；

（四）同违反档案法律、法规作斗争，表现突出的。

第三十七条 有下列行为之一的，由档案馆责令限期改正；情节严重的，报校领导批准，对直接责任人员或主管责任人员给予行政处分；造成损失的，责令赔偿损失；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任：

（一）将职务活动中形成的应当归档的文件材料据为己有，不按规定归档和拒绝归档的；

（二）玩忽职守，造成属于学校所有的档案损坏、丢失的；

（三）擅自提供、抄录、公布、销毁属于学校所有的档案的；

（四）违反保密规定，泄露应当保密的档案内容的；

（五）涂改、伪造档案的；

（六）擅自出卖、赠送、交换属于学校档案的。

第八章   附   则

第三十八条 本办法由档案馆负责解释。

第三十九条 本办法自公布之日起施行。《武昌首义学院档案管理办法》（院档〔2016〕1号）同时废止。