为了加强学校档案业务建设，达到档案归档分类规范、立卷合理的基本要求，不断提高科学管理水平，有效地为学校各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》和有关规定，对我校档案立卷提出如下要求：

   一、立卷原则

1、根据《普通高等学校档案管理办法》“高等学校实行文件材料形成部门、课题组立卷的制度”的要求，学校各部门为档案归档立卷单位。

2、各部门对归档材料组卷要遵循材料形成的规律，保持文件材料之间的有机联系，区别不同价值，便于保管与利用。

3、卷内文件材料必须准确反映学校教学、党政管理及各项工作的真实内容。立卷归档的文件种类、份数以及每份文件的页数都应齐全完整。

二、立卷分工

1、上级党政机关来文、同级党政机关来文、学校自发的全校性和综合性文件材料，由学校办公室负责立卷归档。

2、属学校机关各部处、业务管理单位职责范围内形成的学校自发文，由各部处、业务管理单位的兼职档案人员立卷归档。

3、2个或2个以上部门合办工作产生的文件材料，由主办部门立卷归档。

4、校内临时机构产生的文件材料，由临时机构指定专人负责立卷归档。

三、立卷方法

1、每年年底至寒假放假前各部门兼职档案员应将本年度的全部文件材料桉归档范围进行清理、分类、鉴定，剔除不需归档的文件材料，在确定文件材料齐全、完整、准确的前提下开始排序、立卷。

2、案卷质量的总要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的保存价值，便于保管和利用。

3、在归档文件材料中，应当将每份文件的正件与附件、打印件与定稿、请示与批复、转发文与原件多种文字形成的同一文件分别组合在一起，不得分开，文电应合一立卷。

4、立卷时，不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复放在复文年度立卷；跨年度的规划、计划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在闭幕年立卷。

5、卷内文件材料应分不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依形成时间的顺序排列在一起，即批复在前、请示在后；正文在前、附件在后；打印件在前、原稿在后。学校重要法规性文件的历次文稿依次倒序排列在定稿之后，其它文件材料依其形成规律特点按有关规定排列。

6、科研全过程形成的文件材料，应按科研准备、研究实验、课题鉴定、成果申报、奖励和推广应用依次排序进行系统整理。根据每个研究课题的材料多少，可组成一题一卷或一题数卷，将最能反映课题概况的科研文件材料，如开题报告、论文、专著、鉴定材料，成果申报与获奖材料，科研投资与经费核算材料等整理组成综合卷，排放在研究课题全部案卷之首，其余科研文件材料按科研阶段依次系统整理组卷。

7、声像、照片档案在归档的同时必须有文字说明，应标出制作理由、反映的事件和事由、时间、地点、人物、制作责任人等。

8、各类期刊、简报等按期刊号排列立卷。

9、会议文件按会议名称、届次立卷。

10、财会文件材料，按照会计年度时间进行组卷。各种记账凭证按时间顺序整理，组成一卷或多卷。不同年度的会计核算材料，不能放在一起立卷。对于未了结的债权、债务及涉外的原始凭证，应单独立卷。

11、基建文件材料，按工程项目组卷，一项一卷或数卷。管理性文件材料排在整个项目首卷，其它材料按文件性质分别组卷。 

12、仪器设备文件材料，可每项设备组成一卷或数卷。将最能反映设备购置概况的文件材料，如申购报告，批复文件，论证文件，投资文件，订购合同，验收报告，索赔文件等整理组成案卷，排放在各卷之首，其余设备技术文件材料按设备的工作程序及重要程度，依次系统排列。 

13、 出版类文件材料，以出版物名称立卷，一书一刊组成一卷或数卷，期刊视情况几期一卷。注意分清年度，不可混年立卷。

14、归档的文件材料必须符合文书处理的基本要求，有签名盖章的应手续完备，落款日期应齐全。文中密不可分的插图、照片应贴入文件材料内一并归档。归档材料用纸一般采用A4型，禁止使用铅笔、园珠笔、彩笔书写，所有字迹不得超过装订线。 

15、文件材料按其内容所反映的问题、事物分开，兼顾保管期限

同一内容的文件材料组成一卷或数卷，每卷不超过200页。

16、修整文件材料:对在装订线以外有字迹或破损的文件材料，以及与本卷文件材料不可分割的照片、小字条等，要进行加边、修补和裱糊；对较大的表格，要适当地折叠。

17、 编写页号、件号:根据实际需要，卷内文件应编页号或件号。成卷装订的卷内文件编页号，按件装订的卷内文件编件号。成卷装订的卷内文件无论单面或双面只要有字迹，均应一面编写一个页号。卷内文件的件数一般以每份文件单独计算为一件；请示与批复、来文与复文可计算为一件；正本、定稿、历次修改稿应分别计算件数；正件与附件应按一件计算。 

18、填写卷内文件目录:卷内文件目录置于卷内文件之前，必须用碳素墨水逐件填写或用计算机打印。 

卷内顺序号：以卷内文件排列先后顺序填写。

文 号：文件制发机关的发文字号。 

责任者：形成该文件的单位或对文件负有责任的署名者。 

题 名：即文件标题，一般应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，外加“[ ]”号。 

日 期：文件的形成时间应照实抄录，例：1994.10.10。 

备 注：对卷内文件变化作必要说明。 

19、拟写案卷题名:案卷题名即案卷标题，由立卷人自拟。案卷题名应简明确切，结构完整，体式一致，一般不超过50个汉字。其常用结构： 作者 一 时间 一 问题(内容)一 名称(文种)。 作者一般指卷内文件主要责任者，要写出全称或通用简称，不得简称为“本校”、“上级”等。名称(文种)应按重要程度顺序标注几种主要文件文种。除会议文件外，不得用“XXX文件材料”；除一般函件外，不得用“XXX来往文书”。 

20、案卷装订:案卷装订前要去掉文件材料上所有的金属物，材料要求三方整齐（左、右和底边三方），左则装订，采用三孔一线法装订。 

21、填写案卷封面： 

全宗名称：填写“华中科技大学武昌分校”。 

类目名称：类目名称指全宗内分类方案的第一级类目名称。在一个全宗内应按统一的方案分类，并应保持分类体系的稳定性。 

案卷题名：案卷题名书写或打印时，应注意居中、对称。 

卷内文件起止日期：卷内文件形成的最早至最晚日期。 

保管期限：依据保管期限表，确定案卷的保管期限。 

件、页数：按照案卷内实际件、页数填写。 

密 级：按卷内文件材料最高密级写。                 

 22、填写卷内备考表： 卷内备考表位于卷内文件之后，由本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间组成。卷内备考表必须用碳素墨水填写。 

本卷情况说明： 填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。若无说明，也应将立卷人、检查人姓名和时间写上。案卷立好以后发生或发现的问题，由有关的档案管理人员填写并签名、标注时间。 

立卷人： 由组成本卷的责任者签名。 

检查人： 由立卷单位分管档案工作的负责人对案卷质量进行检查后签名。 

立卷时间： 填写完成立卷日期。 

四、立卷归档时间： 

1、党政部门和能按年度归档的部门在次年六月底以前完成立卷归档工作。 

2、教学部门和能按教学年度归档的部门应在次年寒假前完成立卷归档工作。 

3、科研、基建项目和专题性、成套性档案，在项目完成通过鉴定验收后两个月内完成立卷归档工作。

4、学校大型会议、大型活动材料的归档，应在会议和活动结束后立即归档，以免材料散失。

5、所有归档材料向档案馆移交时，要办理移交手续，填写移交表一式二份（移交单位和档案馆各留保存一份）。

此要求中未提到的，由档案馆负责补充。

武昌首义学院档案馆

2019年7月